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Promenadenkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Promenadenkonzert verbindet Musik, Bewegung und mehrere Spielorte – deshalb muss die Organisation früh beginnen. Lege zuerst Datum und Route fest, reserviere den Veranstaltungsort und beantrage die nötigen Genehmigungen. Danach folgen Musiker, Tonanlage, Catering, Helfer und Publikumsinformationen. Kurz vor dem Termin zählen genaue Teilnehmerzahlen, ein gedruckter Ablaufplan, funktionierende Stromanschlüsse und ein wetterfester Aufbau. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigung beantragen

  • Musiker bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Route prüfen

    2 Personen

  • Reservierung für die Tonanlage machen

  • Catering reservieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Publikumsinformationen veröffentlichen

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

  • Route markieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitsmaterial bereitlegen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

Event

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Musiker anweisen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Ersten Konzertblock begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertblock begleiten

    3 Personen

  • Route freihalten

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Licht einschalten

  • Dritten Konzertblock begleiten

    3 Personen

  • Letzten Konzertblock begleiten

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Abschlussrunde entlang der Strecke

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Route säubern

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände reinigen

    2 Personen

  • Tonanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Pfand- und Kassenmaterialien abwickeln

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappTischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

  • Soundanlage
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 4
  • NotenpulteAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 20
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set
  • TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 10
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 20
  • TischdekorationAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und stimme Verkehrsmaßnahmen möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert ab. Bei einer wechselnden Route müssen Zufahrten, Stromanschlüsse und sichere Übergänge an jedem Abschnitt geprüft werden.
  • Bestätige Musiker, Programm und Tonanlage nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofonständer und Verlängerungskabel mindestens einmal vor Ort und plane Kabelkanäle für Laufwege ein.
  • Gib Catering und Helfern eine verbindliche Teilnehmerzahl weiter, sobald die Anmeldungen abgeschlossen sind. Erfasse Ernährungswünsche getrennt und stelle Getränke, Snacks, wiederverwendbare Becher sowie Serviergeschirr vor Beginn bereit.
  • Plane die Orientierung des Publikums mit Wegweisern, einem Willkommensschild und sichtbaren Programmpostern. Für den Abend solltest du LED-Lichterketten, Baustrahler oder Batterielaternen vor dem Einlass testen.
  • Drucke den Ablaufplan, bereite Namensschilder und Wechselgeld spätestens am Vortag vor. Lege Materialien, Kasse und Informationsschilder gesammelt bereit, damit am Aufbauort nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Promenadenkonzert anmelden?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Route und Verkehrsmaßnahmen. Für öffentliche Wege oder mehrere Spielorte kann die Abstimmung länger dauern.
Wann sollte die Route für ein Promenadenkonzert feststehen?
Lege die Route mindestens 10 Wochen vor dem Termin fest. So bleiben genug Zeit für die Prüfung der Strecke, Genehmigungen, Wegweiser und Informationen für das Publikum.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Promenadenkonzert?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser. Kaufe erst nach dem Anmeldeschluss endgültig ein und kühle die Getränke rechtzeitig vor Beginn.
Wann prüfe ich die Tonanlage und die Stromversorgung?
Teste Tonanlage, Mischpult, Mikrofone und Lautsprecher spätestens 1 bis 2 Tage vorher am Veranstaltungsort. Kontrolliere dabei alle Stromanschlüsse und sichere Kabel in den Laufwegen mit Kabelkanälen.

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