Checklist para organizar un concierto en el paseo
Un concierto en el paseo combina música en directo, movimiento de público y una ruta que debe funcionar de principio a fin. Esta checklist reúne las gestiones en el orden adecuado: fecha y permisos, músicos, sonido, catering, voluntarios y preparación final. También te ayuda a comprobar lo que suele quedarse para el último momento, como la electricidad, la previsión del tiempo, las acreditaciones y el cambio de caja. Úsala para coordinar las 70 tareas y tener controlados los 49 materiales del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permiso
Confirmar músicos
Elaborar el programa
2 personas
Comprobar la ruta
2 personas
Reservar el equipo de sonido
Reservar el catering
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar información para el público
Coordinar las medidas de tráfico
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Comunicar los números definitivos
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Hacer carteles informativos
2 personas
Preparar la caja y el cambio
Marcar la ruta
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Comprobar los baños
Preparar el material de seguridad
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Evento
Recibir a los músicos
2 personas
Instruir a los músicos
2 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Mantener libre la ruta
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Encender la luz
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Coordinar el último bloque del concierto
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Ronda final por la ruta
2 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la ruta
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Gestionar materiales de depósito y caja
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 12
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras de servircant. 8
Equipo
- Equipo de sonido
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Altavocescant. 4
- Atriles de músicacant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 20
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Focos LED de obracant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Señales de rutacant. 12
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 20
- Decoración de mesacant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Escobillas y recogedorescant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Pinzas para residuoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, la ruta y el lugar: solicita el permiso antes de cerrar la comunicación pública y comprueba la ruta completa con tiempo suficiente para corregir accesos o puntos conflictivos.
- Reserva el equipo de sonido y revisa la electricidad de cada parada. Prevé cables alargadores, regletas y canaletas para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
- Cierra el programa y confirma a los músicos antes de enviar invitaciones. Publica también los horarios, los puntos de la ruta y cualquier indicación sobre inscripciones o acceso.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y comunica al catering los números definitivos con antelación. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que llegue el público.
- El día anterior, imprime el plan de trabajo, prepara las acreditaciones, carteles y señales de ruta, y reúne los materiales. Comprueba además las luces LED, las linternas y la previsión del tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un concierto en el paseo?
- Solicítalo antes de anunciar públicamente la fecha y la ruta. Como margen práctico, empieza la gestión al menos 6 semanas antes, porque puede incluir coordinación de tráfico y revisión del lugar.
- ¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido y confirmar a los músicos?
- Haz ambas reservas en cuanto estén fijados la fecha, la ruta y el lugar, idealmente entre 8 y 12 semanas antes. Así puedes elaborar el programa y comprobar que los micrófonos, altavoces y atriles cubren todo el recorrido.
- ¿Cuándo se comunica al catering el número definitivo de asistentes?
- Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y comunica el número definitivo entre 3 y 5 días antes. Compra y enfría las bebidas con suficiente margen para que estén listas antes de la llegada del público.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior al concierto en el paseo?
- Imprime el plan de trabajo, prepara las acreditaciones, reúne los materiales y deja listos los carteles y señales de ruta. También conviene revisar la previsión del tiempo, la electricidad y el cambio de caja unas 24 horas antes.
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