Checklist pour organiser un concert sur la promenade
Un concert sur une promenade demande plus qu’une scène et quelques artistes. Il faut obtenir l’autorisation, confirmer le parcours, coordonner la circulation et réserver la sonorisation suffisamment tôt. Le jour même, le montage des tentes, du balisage et des câbles doit suivre un ordre précis pour éviter les retards et les zones dangereuses. Cette checklist rassemble les 53 tâches et 52 fournitures du plan, de la préparation au démontage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Demander une autorisation
Réserver les formations musicales
2 personnes
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Confirmer le lieu et le parcours
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver le matériel sonore
Réserver le catering
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Diffuser les informations sur la circulation
Imprimer le programme
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Balisage du parcours
3 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le point caisse et information
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Assurer l'accueil à l'entrée
2 personnes
Fournir des informations au public
2 personnes
Annoncer les spectacles
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer la sortie du public
3 personnes
Suivi
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 120
- Tabourets de barqté 12
- Tables de buffetqté 4
- Poteaux de balisageqté 20
- Barrières de séparationqté 12
Équipement
- Intervenants actifsqté 4
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 4
- Enceintes de monitoringqté 2
- Câbles de haut-parleurqté 8
- Câbles audioqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Enrouleurs électriquesqté 4
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Pieds de lampeqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Ballonsqté 200
- Affiches du programmeqté 30
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux indicateursqté 16
- Nappesqté 14
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 400
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 250
- Couvertsqté 250
- Louchesqté 12
- Pincesqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 16
- Bacs de conservationqté 12
- Pinces de cuisineqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par demander l’autorisation et confirmer le lieu et le parcours : prévoyez au moins 6 à 8 semaines avant le concert pour traiter les contraintes de circulation et d’occupation de l’espace.
- Réservez les formations musicales, le matériel sonore et le catering avant d’envoyer les invitations. Gardez une confirmation écrite pour chaque prestataire et indiquez les horaires d’arrivée et de montage.
- Recrutez les bénévoles en précisant les créneaux : comptez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les inscriptions et plusieurs personnes pour le balisage et l’aide au montage.
- Traitez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps d’ajuster le catering et de préparer les en-cas sans achats de dernière minute.
- Le jour du concert, installez d’abord le balisage, les barrières et les passe-câbles, puis les tables, les chaises, les tentes et la sonorisation. Vérifiez les prévisions météo le matin même et gardez les rallonges, multiprises et lampes LED accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer un concert sur la promenade ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour l’autorisation, le parcours et la circulation. Réservez les artistes, la sonorisation et le catering dès que la date est confirmée, puis finalisez les inscriptions environ 7 jours avant.
- Quand réserver la sonorisation pour un concert en plein air ?
- Réservez-la idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Demandez une confirmation incluant la table de mixage, les microphones, les pieds, les enceintes, les câbles, les rallonges et les horaires d’installation.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser ce concert ?
- Prévoyez au moins 6 bénévoles pour un petit concert : accueil, inscriptions, circulation, balisage, aide au montage et soutien au catering. Ajoutez des personnes si le parcours est long ou si plusieurs spectacles se succèdent.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Faites les courses et préparez les en-cas la veille. Refroidissez les boissons quelques heures avant l’ouverture et vérifiez le matin même les verres réutilisables, les tasses à café et les besoins alimentaires recueillis.
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