Promenadeconcert organiseren: checklist en planning
Een promenadeconcert vraagt om meer dan optredens en een route. Je regelt tegelijk vergunningen, meerdere muziekverenigingen, stroom, geluid, catering, publieksbegeleiding en bewegwijzering. Begin met de vergunning en leg daarna locatie, route en programma vast. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, verkeersinformatie en weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde: route en afzetting, tenten en tafels, techniek, catering en pas daarna de ontvangst van bezoekers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergunning aanvragen
Muziekverenigingen vastleggen
2 personen
Optredensprogramma samenstellen
2 personen
Locatie en route bevestigen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Geluidstechniek reserveren
Catering reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkeersinformatie verspreiden
Programma afdrukken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Route bewegwijzeren
3 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Kassa- en infopunt inrichten
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Ingang bemannen
2 personen
Publieksinformatie verstrekken
2 personen
Optredens aankondigen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Optredens begeleiden
2 personen
Publieksuitstroom begeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verkeersborden verwijderen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Afzetpalenaantal 20
- Afschermhekkenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 4
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Luidsprekerkabelsaantal 8
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 4
Verlichting
- LED-werklampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 8
- Lampstatievenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 200
- Programmapostersaantal 30
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 16
- Tafelkledenaantal 14
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 400
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 16
- Bewaarbakkenaantal 12
- Keukentangenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 6
- Eerstehulpkoffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg vergunning, locatie en route uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarbij niet alleen de optreedplekken, maar ook waar afzethekken, stroomhaspels en kabelmatten komen te liggen.
- Plan de geluidscontrole minimaal 90 minuten voor het eerste optreden. Test per locatie microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en actieve speakers; reserveer extra tijd als verenigingen wisselen van bezetting.
- Maak de publieksroute herkenbaar met routeborden, pijlborden en programmaposters op vaste punten. Plaats de bewegwijzering vóór de partytenten en podiumzones worden ingericht, zodat je knelpunten vroeg ziet.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken pas nadat de opslag en uitgifte onder de partytenten zijn ingericht; zo blijven herbruikbare drinkglazen en koffievoorziening overzichtelijk.
- Houd voor de opbouw minstens 3 uur aan met een apart team voor techniek en een team voor terrein. Zet eerst afzetpalen en afschermhekken, leg daarna kabels met kabelmatten en sluit pas vervolgens mengpaneel, microfoons en verlichting aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een promenadeconcert organiseren?
- Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de vergunning, locatie en route. Leg muziekverenigingen, geluidstechniek en catering uiterlijk 6 weken voor de concertdatum vast.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een promenadeconcert?
- Reken op minstens 3 uur voor tenten, tafels, stoelen, afzetting, bewegwijzering en decoratie. Plan daarnaast minimaal 90 minuten voor het opbouwen en testen van de geluidsapparatuur.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een promenadeconcert aanvragen?
- Vraag de vergunning bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf aan. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagtermijn voordat je de route en publiekszones definitief maakt.
- Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen verzamelen?
- Sluit aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf af. Geef de aantallen daarna direct door aan de catering, zodat hapjes, dranken en koffiehoeveelheden op tijd kunnen worden voorbereid.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!