Checklist para organizar un concierto en el paseo
Organizar un concierto en el paseo exige coordinar música, recorrido, público y montaje en un mismo plan. Empieza por solicitar el permiso y cerrar las asociaciones musicales antes de anunciar la fecha. Después confirma la ruta, la electricidad, el sonido, el catering y los voluntarios. Esta checklist también te ayuda a llegar al día del concierto con las bebidas frías, la zona del escenario delimitada y las señales colocadas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Solicitar permiso
Concertar con asociaciones musicales
2 personas
Preparar el programa de actuaciones
2 personas
Confirmar la ubicación y la ruta
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar equipo de sonido
Reservar el catering
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Difundir información de tráfico
Imprimir el programa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Señalizar la ruta
3 personas
Delimitar la zona del escenario
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar la caja y el punto de información
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Colocar los instrumentos de forma segura
3 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Proporcionar información al público
2 personas
Anunciar las actuaciones
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar las actuaciones
2 personas
Guiar la salida del público
3 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Retirar señales de tráfico
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Postes separadorescant. 20
- Vallas de proteccióncant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cables de altavozcant. 8
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Enrollacablescant. 4
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Soportes para lámparascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 200
- Pósteres del programacant. 30
- Señales de rutacant. 12
- Carteles direccionalescant. 16
- Mantelescant. 14
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 400
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Cucharonescant. 12
- Pinzascant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de cocinacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita el permiso y confirma la ubicación y la ruta antes de enviar invitaciones. Así puedes comunicar con tiempo los posibles cortes o cambios de tráfico.
- Reserva el equipo de sonido con antelación y comprueba en cada punto dónde hay electricidad. Cuenta los altavoces, micrófonos, soportes, cables, regletas y alfombrillas para cables antes del montaje.
- Cierra el programa de actuaciones y envíalo junto con las invitaciones. Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas al menos 7 días antes para ajustar el catering y los aperitivos.
- Planifica el montaje por zonas: carpas, mesas, sillas, escenario y ruta señalizada. Deja tiempo suficiente para montar y probar el sonido antes de que llegue el público.
- Comprueba el pronóstico del tiempo el día anterior y prepara las carpas y la iluminación de trabajo. Enfría las bebidas con varias horas de margen y coloca los carteles direccionales antes de abrir el recorrido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un concierto en el paseo?
- Tramítalo antes de contratar definitivamente el sonido, el catering o las asociaciones musicales. Como margen práctico, inicia la solicitud al menos 4 semanas antes y espera a tener la autorización antes de difundir el evento.
- ¿Cuándo hay que cerrar el programa de actuaciones?
- Intenta cerrarlo entre 2 y 3 semanas antes del concierto. Así puedes imprimir el programa, preparar los pósteres y enviar a los asistentes los horarios y la información de la ruta.
- ¿Cuánto tiempo antes se monta el equipo de sonido?
- Reserva como mínimo 3 horas para colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, monitores y cableado. Haz una prueba completa antes de la llegada del público, no solo una comprobación rápida de encendido.
- ¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?
- Pídelas al gestionar las inscripciones y fija el cierre al menos 7 días antes. Ese plazo permite confirmar cantidades con el catering y preparar aperitivos y bebidas para las necesidades comunicadas.
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