Organiser un concert de reggae, étape par étape

Un concert de reggae demande une coordination précise entre les artistes, la technique et l’accueil du public. Commence par bloquer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : autorisations, assurance, programmation, prestataires et inscriptions. Les points souvent oubliés sont la fiche technique des groupes, le transport des artistes, les premiers secours et les toilettes. Prévois aussi assez de temps pour répartir les bénévoles, tester le son et installer le bar avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Coordonner le plan sonore
2 personnes
Coordonner le plan d’éclairage
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Organiser les premiers secours
Réserver les toilettes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les services au bar
Répartir l’équipe de montage
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Organiser le transport des artistes
Commander la décoration
Commander les stocks de boissons
Inventorier le matériel
2 personnes
Créer des panneaux pour le public
2 personnes
Préparer les bracelets
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les éléments de scène
5 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Mettre en place le contrôle d’accès
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe bar
2 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Maintenir le sol du public propre
2 personnes
Servir les repas des artistes
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Raccompagner les artistes
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ramasser les restes de nourriture
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Charger l’équipement
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Barrières de fouleqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Tapis rougesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Décoration

Drapeaux reggaeqté 12
Tissus colorésqté 8
Nappesqté 12
Bannière de scène
Affiches du programmeqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve les artistes et demande leur fiche technique plusieurs semaines avant le concert. Elle précise notamment les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et besoins électriques à prévoir.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Vérifie les délais auprès des autorités compétentes et garde les justificatifs avec le dossier de production.
Planifie le montage avec une équipe distincte de celle du bar. Prévois un créneau pour installer la scène, les enceintes, les caissons de basse, les projecteurs LED et les barrières, puis un test complet avant l’arrivée du public.
Pour le bar, commande les stocks après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Prépare les verres réutilisables, les glacières, les tables, les multiprises et les rallonges avant le jour du concert.
Publie le programme dès qu’il est confirmé et prépare les panneaux, bracelets et consignes d’accueil. Vérifie les prévisions météo quelques jours avant afin d’ajuster les tentes, l’éclairage et la protection du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de reggae ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, autorisations, technique et sécurité. Commence par la date et le lieu, puis réserve rapidement les artistes et les prestataires.
Quand réserver les artistes et le matériel de son ?: Réserve les artistes au moins 8 semaines avant la date et confirme le son dès que la fiche technique est disponible. Cela laisse le temps de corriger les incompatibilités de matériel et les besoins électriques.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de reggae ?: Pour un petit concert, compte généralement 1 bénévole pour 20 à 30 personnes, en plus des personnes affectées au montage et au bar. Répartis les services au moins 7 jours avant pour éviter les postes vacants.
Quand vérifier la météo pour un concert en extérieur ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant l’ouverture. Décide alors si les tentes, protections du matériel et adaptations de circulation sont suffisantes.

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