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Reggae-Konzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Reggae-Konzert braucht früh mehr als eine Band und eine Bühne. Du musst Veranstaltungsort, Genehmigungen, Versicherung und den technischen Rider klären, bevor Einladungen verschickt werden. Besonders oft fehlen später Toiletten, Helfer für Bar und Einlass oder passende Kabel für die Tontechnik. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Aufbau und hilft dir, Zuständigkeiten, Publikum und Material rechtzeitig zusammenzubringen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Beschallungskonzept abstimmen

    2 Personen

  • Lichtplan abstimmen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Erste Hilfe organisieren

  • Toiletten reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Bardienste einteilen

  • Aufbauteam einteilen

  • Technischen Rider prüfen

    2 Personen

  • Künstlerttransport organisieren

  • Dekoration bestellen

  • Getränkevorrat bestellen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Publikumsschilder erstellen

    2 Personen

  • Armbänder bereitlegen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung entladen

    4 Personen

  • Bühnenteile aufstellen

    5 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlergarderobe einrichten

    2 Personen

  • Zutrittskontrolle einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    3 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

  • Briefing für das Barteam geben

    2 Personen

Event

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Armbänder verteilen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsfläche sauber halten

    2 Personen

  • Künstleressen ausgeben

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Künstler verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Essensreste aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Ausrüstung verladen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • BarunterlagenAnz. 3
  • PartyzelteAnz. 3
  • BühnenelementeAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 20

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorboxenAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KassensystemeAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • Rote TeppicheAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3

Dekoration

  • Reggae-FahnenAnz. 12
  • Bunte TücherAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • Bühnenbanner
  • Programmatische PosterAnz. 20

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Künstler, Datum und Ort zuerst fest und prüfe danach sofort Genehmigungen, Versicherung und den technischen Rider. Für Technikabsprachen solltest du mindestens mehrere Wochen vor dem Konzert einen festen Ansprechpartner benennen.
  • Plane die Tonanlage nicht nur nach der Bühnengröße: Lautsprecher, Subwoofer, Monitorboxen, Mischpult, DI-Boxen sowie XLR- und Jackkabel müssen zum Rider der Künstler passen. Lege außerdem Ersatz- und Verlängerungskabel für den Aufbau bereit.
  • Teile Bardienste, Aufbauteam, Einlass und Sicherheitsdienst schriftlich ein. Rechne für jede Schicht mindestens eine verantwortliche Person ein und kläre Erste Hilfe sowie Absperrgitter vor dem Veranstaltungstag.
  • Bestelle Getränke, Mehrweggläser und Kühlboxen so, dass die Bar vor dem Einlass vollständig einsatzbereit ist. Berücksichtige bei den Anmeldungen auch Ernährungswünsche und reserviere Toiletten rechtzeitig, statt beides erst beim Aufbau zu organisieren.
  • Prüfe die Wettervorhersage einige Tage vorher und lege bei einer Außenveranstaltung Partyzelte, Batterielaternen und Lichterketten bereit. Veröffentliche das Programm erst, wenn Künstlertransport, Technik, Lichtplan und Zeitfenster für den Aufbau bestätigt sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Reggae-Konzert organisieren?
Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten zuerst stehen; Einladungen und Programm folgen erst danach.
Was brauche ich für die Tontechnik bei einem Reggae-Konzert?
Zum Grundsetup gehören Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitorboxen, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie XLR- und Jackkabel. Vergleiche die Liste spätestens 2 bis 3 Wochen vorher mit dem technischen Rider der Künstler.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Reggae-Konzert?
Plane mindestens je eine verantwortliche Person für Aufbau, Einlass, Bar und Sicherheit ein; bei getrennten Schichten brauchst du entsprechend mehr. Teile die Dienste spätestens 7 Tage vor dem Konzert ein und bestätige die Zusagen erneut.
Wann sollte ich Getränke und Toiletten für ein Konzert reservieren?
Reserviere Toiletten und bestelle den Getränkevorrat mindestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin. Kühlboxen, Gläser, Barunterlagen und Serviermaterial sollten spätestens am Vortag vollständig kontrolliert werden.

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