LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Reggaeconcert organiseren: checklist van planning tot afbouw

Een reggaeconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een band, podium en geluidsinstallatie. Je regelt vergunningen, artiestenvervoer, techniek, beveiliging, EHBO, toiletten en een werkbare barindeling. Plan eerst datum en locatie, leg daarna contracten en vergunningen vast en werk toe naar een duidelijke opbouw- en showdagplanning. Deze checklist bundelt 74 taken en 53 spullen, zodat je ziet wat je moet regelen en wanneer je controleert of alles klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Artiesten contracteren

    2 personen

  • Vergunningen aanvragen

  • Verzekering controleren

  • Geluidsplan afstemmen

    2 personen

  • Lichtplan afstemmen

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Beveiliging reserveren

  • EHBO regelen

  • Toiletten reserveren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma publiceren

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Bardiensten indelen

  • Opbouwteam indelen

  • Technische rider controleren

    2 personen

  • Artiestenvervoer regelen

  • Decoratie bestellen

  • Drankvoorraad bestellen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Publieksborden maken

    2 personen

  • Polsbandjes klaarleggen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Apparatuur lossen

    4 personen

  • Podiumdelen opstellen

    5 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    4 personen

  • Lichtinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Stroom aansluiten

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Bar inrichten

    3 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Verlichting testen

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    4 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Artiestenkleedkamer inrichten

    2 personen

  • Toegangscontrole inrichten

    2 personen

  • Veiligheidsronde uitvoeren

    3 personen

  • Briefing ontvangstteam geven

    2 personen

  • Briefing barteam geven

    2 personen

Event

  • Publiek ontvangen

    4 personen

  • Polsbandjes uitdelen

    3 personen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Muziekprogramma begeleiden

    2 personen

  • Artiesten begeleiden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Publieksvloer schoonhouden

    2 personen

  • Artiestenmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Publiek naar uitgang begeleiden

    3 personen

  • Artiesten uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Bar sluiten

    3 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Etensresten opruimen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Meubilair afbreken

    5 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Apparatuur inladen

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Geleende spullen sorteren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    3 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Statafelsaantal 12
  • Biertafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 80
  • Barkrukkenaantal 12
  • Barbladenaantal 3
  • Partytentenaantal 3
  • Podiumdelenaantal 12
  • Dranghekkenaantal 20

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 4
  • Subwoofersaantal 2
  • Mengtafel
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 4
  • DI-boxenaantal 4
  • Monitorboxenaantal 3
  • XLR-kabelsaantal 12
  • Jackkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 10
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Kassa-apparatenaantal 2
  • Pinapparatenaantal 2
  • Portofoonsaantal 6
  • Powerbanksaantal 4
  • Rode lopersaantal 2

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 300
  • Wijnglazenaantal 80
  • Bordenaantal 250
  • Besteksetsaantal 250
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Serveerschalenaantal 12

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • IJscontainersaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks-messenaantal 4
  • Tangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 3

Decoratie

  • Reggae-vlaggenaantal 12
  • Gekleurde doekenaantal 8
  • Tafelkledenaantal 12
  • Podiumbanner
  • Programmapostersaantal 20

Schoonmaak

  • Bezemsetsaantal 3
  • Vloertrekkersaantal 2
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer de technische rider zodra de artiesten zijn vastgelegd. Leg niet alleen luidsprekers en subwoofers vast, maar ook DI-boxen, monitorboxen, XLR-kabels en voldoende stekkerdozen en verlengkabels.
  • Plan de opbouw in tijdsblokken: podiumdelen en dranghekken eerst, daarna lichtstatieven en LED-spots, en pas vervolgens de mengtafel, microfoons en bekabeling. Reserveer extra tijd voor een volledige soundcheck.
  • Regel bar, catering en dieetwensen uiterlijk voordat je de definitieve publieksinformatie verstuurt. Tel herbruikbare drinkglazen, koelboxen, serveerschalen en bestek mee in de materiaalinventaris, zodat je niet op de concertdag hoeft bij te bestellen.
  • Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan: artiestenvervoer, bardiensten, opbouw, beveiliging en EHBO. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf definitief en geef vrijwilligers een korte briefing met tijden, ingang en aanspreekpunt.
  • Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en bepaal dan of partytenten, lichtsnoeren en batterijlantaarns nodig zijn. Zet publieksborden en polsbandjes vóór de deuren op hun plek, niet tijdens de eerste binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een reggaeconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiestencontracten. Vergunningen, verzekering en techniek volgen direct daarna; plan de definitieve vrijwilligers- en bardiensten uiterlijk 1 week voor het concert.
Welke techniek heb ik nodig voor een reggaeconcert?
Reken minimaal op luidsprekers, subwoofers, een mengtafel, monitorboxen, microfoons en DI-boxen. Controleer de technische rider per artiest en leg voor elk aansluitpunt passende XLR-kabels, jackkabels en stroomverdeling klaar.
Wanneer moet ik vergunningen en beveiliging regelen voor een reggaeconcert?
Vraag vergunningen aan zodra datum en locatie vaststaan, omdat de behandeling meerdere weken kan duren. Reserveer beveiliging, EHBO en toiletten uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf, zodat je nog kunt bijsturen bij ontbrekende capaciteit.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een reggaeconcert?
Maak aparte bezetting voor opbouw, bar, publieksontvangst en afbouw en wijs per taak een coördinator aan. Leg de diensten uiterlijk 1 week vooraf vast en plan per vrijwilliger een duidelijke starttijd en overdracht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!