Checklist pour organiser un concert pop

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloque d’abord la date et le lieu, puis réserve rapidement les artistes, la technique, la sécurité et les secouristes. Vérifie les autorisations et l’assurance avant de publier le concert en ligne.
• Prévois une échéance de billetterie et traite les inscriptions plusieurs jours avant le concert. À ce moment-là, recueille aussi les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
• Demande aux artistes de confirmer leurs horaires, leurs besoins techniques et leurs balances au moins 7 jours avant l’événement. Fais valider le plan technique avec le prestataire avant l’impression du déroulé.
• Réserve une plage de montage d’au moins 4 heures avant l’ouverture au public si la scène, la sonorisation et l’éclairage sont installés sur place. Libère la zone de chargement avant l’arrivée des équipes.
• Fais un contrôle du matériel la veille : table de mixage, haut-parleurs, retours, microphones, boîtiers DI, câbles et multiprises. Garde aussi des lampes de chantier et des enrouleurs électriques pour les zones encore peu éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?

Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver les artistes, le lieu et les prestataires, obtenir les autorisations et ouvrir la billetterie. Un délai plus court laisse peu de marge pour la technique et la communication.

Quand réserver la technique pour un concert ?

Réserve le prestataire technique dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Confirme ensuite le plan technique et les besoins des artistes au moins 7 jours avant le montage.

Combien de temps prévoir pour monter la scène et le son ?

Compte au moins 4 heures pour monter les éléments de podium, installer la sonorisation et régler les lumières sur un concert de petite ou moyenne taille. Ajoute du temps si plusieurs artistes ont des changements de plateau.

Quand envoyer les invitations et ouvrir la billetterie ?

Ouvre la billetterie dès que le lieu, les artistes et les informations essentielles sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Envoie les invitations au même moment, puis arrête les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser l’accueil et le catering.

Des plans du même genre

• Action crêpes : que faut-il acheter et préparer ?
• La liste de courses pour votre action de sponsoring
• Action soupe : que faut-il acheter et préparer ?
• Anniversaire à vélo : que faut-il prévoir ?