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Popkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Popkonzert braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Künstler, Technik, Genehmigungen und Sicherheit hängen eng zusammen. Plane zuerst die Punkte, die Vorlauf benötigen, und arbeite dich danach über Tickets, Werbung und Gästeinformationen bis zum Veranstaltungstag vor. Kurz vor dem Konzert werden vor allem Technikpläne, Ernährungswünsche, Einkauf und Ladewege vergessen. Diese Checkliste bündelt 62 Aufgaben und 60 benötigte Dinge in einer Reihenfolge, die du direkt abarbeiten kannst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Technikdienstleister reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Sicherheit buchen

  • Erste-Hilfe-Mitarbeiter reservieren

  • Catering reservieren

  • Ticketsystem einrichten

    2 Personen

  • Werbebild erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Künstlerinformationen bestätigen

  • Technikplan bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    5 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Publikumsbereich einrichten

    4 Personen

  • Bar und Buffets aufbauen

    4 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Backstage einrichten

    3 Personen

  • Sanitäre Anlagen kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    5 Personen

  • Lichtshow testen

    3 Personen

  • Personalbriefing geben

    4 Personen

  • Eingang öffnen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    4 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    5 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Publikum begleiten

    3 Personen

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Pausenprogramm gestalten

    2 Personen

  • Headliner betreuen

    4 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    4 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Vorräte sicher verstauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Bar reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Technik abbauen

    5 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Lieferanten abmelden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 18
  • StühleAnz. 80
  • BarunterlagenAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 250

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 500
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 12
  • Bühnentreppe
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 20
  • KabeltrommelnAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • NotenständerAnz. 4
  • LaptopständerAnz. 2
  • Bühnenteppich
  • KabelkanäleAnz. 20
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • FunkgeräteAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • TicketscannerAnz. 4
  • GeldkassenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BühnenlampenAnz. 8
  • Moving headsAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • Lichtcontroller
  • ArbeitslampenAnz. 6

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • BannerAnz. 6
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 200

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 16
  • BesensetsAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierbesteckAnz. 20
  • WasserkannenAnz. 12
  • KorkenzieherAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • AllergiekärtchenAnz. 30
  • PreisschilderAnz. 30
  • Einkäufe

Tipps

  • Buche Künstler, Technikdienstleister, Sicherheits- und Erste-Hilfe-Personal möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert; prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du Tickets veröffentlichst.
  • Lege spätestens 2 Wochen vorher den Technikplan mit Mischpult, Lautsprechern, Subwoofern, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und Kabeln fest. So erkennst du fehlendes Material, bevor der Aufbau beginnt.
  • Schließe den Ticketverkauf und die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Erfasse Ernährungswünsche gesammelt und bestätige die Künstlerinformationen mindestens 3 Tage vorher.
  • Plane für den Einlass eine freie Lade- und Entladezone sowie einen festen Aufbauablauf. Bühne, Beschallung und Licht sollten vor dem Soundcheck vollständig stehen; Arbeitslampen helfen beim Aufbau in dunklen Bereichen.
  • Prüfe am Vortag Einkaufsliste und Materialien und zähle Mehrwegbecher, Gläser, Tassen, Teller und Besteck. Stelle außerdem Steh- und Biertische, Stühle, Garderobenständer und Kleiderbügel passend zur erwarteten Gästezahl bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Popkonzert organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Künstlerbuchung, Technik, Genehmigungen und Versicherung. Tickets, Werbung und Einladungen sollten anschließend spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert starten.
Wann muss die Technik für ein Popkonzert feststehen?
Bestätige Technikplan und Künstleranforderungen spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Am Veranstaltungstag sollten Bühne, Beschallung und Licht vor dem Soundcheck aufgebaut und verkabelt sein.
Was muss ich vor dem Popkonzert einkaufen?
Prüfe die Einkaufsliste am Vortag und kaufe fehlende Getränke-, Küchen- und Servierartikel dann vollständig ein. Zähle wiederverwendbare Becher sowie Weingläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck getrennt.
Welche Aufgaben erledige ich am Tag des Popkonzerts zuerst?
Öffne zuerst die Location, sichere die Lade- und Entladezone und beginne danach mit Bühne, Beschallungsanlage und Lichtanlage. Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens mehrere Stunden vor dem Einlass ein.

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