Checklist para organizar un concierto de pop sin olvidos

Organizar un concierto de pop requiere coordinar artistas, técnica, público y personal en un orden muy concreto. Esta checklist reúne 62 tareas y 60 materiales para pasar de la planificación al montaje sin dejar decisiones críticas para el último día. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y confirma pronto permisos, seguro, seguridad y primeros auxilios. Después podrás cerrar entradas, promoción, catering y el plan técnico con datos fiables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Reservar proveedor de técnica
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar seguridad
Reservar al personal de primeros auxilios
Reservar el catering
Configurar el sistema de tickets
2 personas
Crear imagen promocional
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar la información de los artistas
Confirmar el plan técnico
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
Montar el escenario
5 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Preparar la zona del público
4 personas
Montar bar y bufés
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar backstage
3 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Probar el espectáculo de luces
3 personas
Dar briefing al personal
4 personas
Abrir la entrada
4 personas
Comprobar las entradas
4 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
5 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Guiar al público
3 personas
Acompañar la primera actuación
3 personas
Organizar el programa del descanso
2 personas
Acompañar al acto principal
4 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Anunciar la última ronda
Guiar al público hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Guardar el stock en un lugar seguro
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la barra
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo técnico
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Dar de baja a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 18
Sillascant. 80
Bandejas de barcant. 3
Percheroscant. 4
Perchascant. 250

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 20
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Atrilescant. 4
Soporte para portátilcant. 2
Alfombra para el escenario
Canaletas para cablescant. 20
Postes separadorescant. 12
Vallas de control de multitudescant. 20
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 8
Cables alargadorescant. 12
Escáneres de entradascant. 4
Cajas de dinerocant. 2
Datáfonoscant. 2

Iluminación

Lámparas LED para podiocant. 8
Cabezas móvilescant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Lámparas de trabajocant. 6

Decoración

Telón de fondo del escenario
Bannerscant. 6
Señales de orientacióncant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 200

Limpieza

Papeleracant. 16
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Cubiterascant. 8
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 20
Jarras de aguacant. 12
Sacacorchoscant. 4
Abridores de botellascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tarjetas de alérgenoscant. 30
Etiquetas de preciocant. 30
Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contratar artistas o publicar entradas: el aforo, los horarios de carga y descarga y las condiciones técnicas dependen del espacio.
Confirma permisos, seguro, seguridad y primeros auxilios con varias semanas de margen; no esperes a tener la promoción terminada para comprobar estos requisitos.
Pide a cada artista la información técnica definitiva y revísala junto al proveedor: la mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y el cableado deben coincidir con el plan.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de comprar. Incluye también vasos reutilizables, copas, tazas, platos y cubiertos según el servicio previsto.
Reserva el día del montaje para abrir el recinto, despejar la zona de carga, montar el escenario e instalar sonido e iluminación. Imprime el plan de trabajo y comprueba materiales y compras antes de que llegue el primer artista.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de pop?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, contratar artistas, comprobar permisos y reservar técnica, seguridad y primeros auxilios. Deja la última semana para confirmar información y compras, no para resolver contratos pendientes.
¿Qué equipo de sonido necesita un concierto de pop?: Como base, el plan debe contemplar mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores de escenario, micrófonos, soportes, cajas DI y cables de audio. La cantidad exacta se confirma con los artistas y el proveedor según el recinto y el número de actuaciones.
¿Cuándo debo publicar las entradas y las invitaciones?: Configura el sistema de tickets después de confirmar fecha, lugar, aforo y condiciones de acceso. Publica el concierto cuando esos datos estén cerrados y revisa las inscripciones periódicamente; la cifra final sirve para ajustar catering y personal.
¿Qué hay que hacer el día del concierto?: Abre la ubicación, despeja la zona de carga y descarga y sigue el plan de trabajo impreso antes de recibir al público. Programa el montaje del escenario, el sonido y la iluminación con tiempo para hacer pruebas y corregir fallos antes del inicio.

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