Checklist pour organiser un concert folk

Un concert folk se prépare en plusieurs temps : d’abord le lieu, les musiciens et le programme, puis les inscriptions, la technique et l’accueil du public. Cette checklist rassemble 73 tâches et 56 éléments à prévoir, des autorisations au chargement des instruments. Elle vous aide aussi à coordonner les besoins alimentaires, les micros, la sonorisation et l’installation de la scène. Suivez l’ordre du planning pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer les musiciens
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation des instruments
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Imprimer les programmes
Envoyer les informations aux musiciens
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Charger les instruments de musique
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Faire jouer les musiciens
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du soir
3 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer les questions du public
Animer le dernier bloc de concert
3 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Fermer la caisse et l’entrée
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les instruments empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 4
Escaliers de scèneqté 2
Jupes de podiumqté 4
Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Poubellesqté 6
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones dynamiquesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Pupitres de musiqueqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Fond de scène
Bannière du concert folkqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Housses de chaiseqté 20
Serre-câblesqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de confirmer définitivement les musiciens : gardez ensuite un créneau précis pour valider la réservation de la salle et les autorisations nécessaires.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et demandez les besoins alimentaires au même moment. Utilisez le nombre de participants confirmé pour calculer les quantités de catering plutôt que de prévoir au hasard.
Envoyez aux musiciens le programme et les informations techniques au moins 7 jours avant le concert. Demandez à chacun ses besoins en microphones, boîtiers DI, câbles et retours de scène.
Le jour précédent, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et vérifiez la liste des courses. Regroupez le matériel par zone afin de ne pas chercher les câbles XLR ou les rallonges pendant le montage.
Prévoyez l’ouverture du lieu assez tôt pour libérer la zone de chargement, dégager l’espace du podium et installer tables, chaises et éléments de scène avant l’arrivée du public. Réservez au moins 2 heures au montage technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert folk ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, les musiciens, le programme et les autorisations. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, le catering et la validation des besoins techniques.
Quand faut-il confirmer les musiciens pour un concert folk ?: Confirmez-les dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 4 semaines avant le concert. Envoyez ensuite le programme et les informations techniques au plus tard 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et la sono ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer les éléments de podium, les moniteurs, les haut-parleurs, la table de mixage et les câbles. Ajoutez 30 minutes si la zone de chargement doit être dégagée avant le montage.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant le concert, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille. Ajustez les quantités après la clôture des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.