Checklist para organizar un concierto folk sin olvidos

Un concierto folk combina coordinación artística, sonido, catering y atención al público. Esta checklist reúne 73 tareas y 56 materiales para que sepas qué cerrar primero y qué dejar preparado para el día del concierto. Empieza por la fecha, el recinto y los músicos; después confirma permisos, necesidades técnicas e inscripciones. En la última semana, revisa compras, bebidas, instrumentos y el montaje del escenario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Confirmar músicos
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Confirmar reserva de instrumentos
Recoger las necesidades técnicas
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Imprimir folletos del programa
Enviar información a los músicos
Comprobar permisos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Cargar los instrumentos musicales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Hacer que los músicos entren en calor
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Recoger el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Reponer el bufé de la noche
3 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar el último bloque del concierto
3 personas
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar la caja y la entrada
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
Recoger bebidas y alimentos
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los instrumentos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver las llaves del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 4
Escaleras del escenariocant. 2
Faldas de escenariocant. 4
Sillascant. 100
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Papeleracant. 6
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos dinámicoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 3
Cables XLRcant. 8
Cables de instrumentoscant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 10
Atriles de músicacant. 6

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Telón de fondo del escenario
Banner del concierto folkcant. 2
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Guirnaldas de banderinescant. 6
Pizarrascant. 4
Fundas para sillascant. 20
Bridascant. 50

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los músicos antes de enviar invitaciones: deja al menos 6 semanas para confirmar fecha, programa y condiciones técnicas.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y calcula el catering con el número final de asistentes, no con una estimación inicial. Haz una última comprobación 3 días antes.
Solicita a cada músico sus necesidades técnicas al menos 2 semanas antes. Comprueba especialmente micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, cables XLR y tomas eléctricas.
Imprime la lista de visitantes y los folletos del programa el día anterior. Lleva un pequeño margen, por ejemplo 10 folletos y 5 listas adicionales por cada 100 asistentes.
El día del concierto, abre el recinto con 3 horas de antelación. Despeja primero las zonas de carga y del escenario, monta mesas y sillas y enfría las bebidas antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite fijar fecha y lugar, confirmar músicos, preparar el programa, revisar permisos y enviar invitaciones sin trabajar con prisas.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido para un concierto folk?: Confirma las necesidades técnicas al menos 2 semanas antes y revisa todo de nuevo 3 días antes. Incluye mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas DI, cables y regletas.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el recinto?: Reserva como mínimo 3 horas para abrir el lugar, despejar la carga y descarga, liberar la zona del escenario y montar mesas, sillas y equipo. Añade más tiempo si hay que instalar piezas o escaleras de escenario.
¿Cuándo hacer la compra y enfriar las bebidas?: Haz la compra 1 o 2 días antes y comprueba la lista de la compra antes de salir. Enfría las bebidas la noche anterior; así estarán listas al abrir el recinto y no ocupas tiempo del montaje.

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