Folk-Konzert organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Folk-Konzert braucht mehr als bestätigte Musiker und ein Programm. Du musst Technik, Instrumente, Catering, Einlass und den Aufbau so koordinieren, dass am Veranstaltungstag keine Rückfragen offenbleiben. Plane die wichtigsten Absprachen mehrere Wochen vorher und prüfe am Vortag Wetter, Einkauf und Material. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Musiker bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Reservierung der Location bestätigen
Instrumentenreservierung bestätigen
Technische Wünsche einholen
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
Programmhefte drucken
Musikerinformationen versenden
Genehmigungen prüfen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Musikinstrumente einladen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Musiker empfangen
2 Personen
Musiker einspielen lassen
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Geschirr abräumen
2 Personen
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
Letzten Konzertblock begleiten
3 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Garderobe ausgeben
2 Personen
Kasse und Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
Getränke und Speisen aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Instrumente zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 4
BühnentreppenAnz. 2
BühnenröckeAnz. 4
StühleAnz. 100
TischeAnz. 10
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
AbfallbehälterAnz. 6
KlappischeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
Dynamische MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
NotenpulteAnz. 6

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Bühnenhintergrund
Folkkonzert-BannerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
WimpelkettenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
StuhlhussenAnz. 20
KabelbinderAnz. 50

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Musiker, Programm und technische Wünsche spätestens 4 Wochen vor dem Konzert. Frage dabei auch nach Instrumenten, DI-Boxen, Mikrofonen und benötigten Anschlüssen.
Schließe die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vorher ab. Erfasse Ernährungswünsche und lege die Cateringmengen erst danach fest, damit Teller, Besteck, Gläser und Snacks für die tatsächliche Gästezahl reichen.
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein. Bühnenbereich, Bühnenelemente, Treppen, Bühnenröcke, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Kabelkanäle müssen vor dem Soundcheck stehen.
Kühle die Getränke am Veranstaltungstag mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzliche Trinkgläser bereit.
Drucke Besucherliste und Programmhefte am Vortag. Lege außerdem eine Lade- und Entladezone fest und räume sie frei, bevor Instrumente und Technik eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Folk-Konzert organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikerbuchung. Technik, Catering und Genehmigungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wie viel Technik braucht ein Folk-Konzert?: Plane mindestens 2 Lautsprecher, ein Mischpult, Bühnenmonitore, dynamische Mikrofone, Mikrofonständer und passende XLR- und Instrumentenkabel ein. Für mehrere akustische Instrumente solltest du zusätzlich DI-Boxen und eine vollständige Anschlussliste vorbereiten.
Wie viel Catering brauche ich für ein Folk-Konzert?: Erstelle die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und rechne bei Snacks mit etwa 3 bis 5 Portionen pro Person. Getränke kalkulierst du für die erste Stunde mit 2 bis 3 Stück pro Gast und stockst für den weiteren Abend nach Dauer und Zielgruppe auf.
Wann soll ich die Location für das Folk-Konzert öffnen?: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass, damit Mobiliar und Bühne aufgebaut werden können. Für Soundcheck und letzte technische Tests solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten einplanen.

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