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Organiser un concert électronique sans rien oublier

Un concert électronique demande de synchroniser les artistes, la technique, le lieu et l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille rapidement les autorisations, la fiche technique, la sécurité et le catering. Les dernières heures servent surtout à vérifier les accès, installer la scène, le son et les lumières, et préparer les boissons. Cette checklist regroupe 72 tâches et 57 éléments à prévoir, de la préparation au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Engager les artistes

    2 personnes

  • Rassembler la fiche technique

  • Réserver la technique

  • Réserver la sécurité

  • Réserver le catering

  • Commander les fournitures de premiers secours

  • Fixer le prix d’entrée

    2 personnes

  • Publier la page de l’événement

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des visiteurs

  • Partager les informations sur les artistes

  • Imprimer le déroulé

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Organiser les clés et l’accès

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    4 personnes

  • Monter l’installation lumière

    3 personnes

  • Raccorder la distribution électrique

    2 personnes

  • Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité

    2 personnes

  • Installer le bar et les buffets

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Préparer les bracelets

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer le stock du bar

    2 personnes

  • Aménager l’accueil des artistes

  • Effectuer la vérification du son

    4 personnes

  • Tester le show lumière

    2 personnes

  • Faire le briefing du personnel

    4 personnes

Événement

  • Ouvrir l’entrée

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les bracelets

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir l’espace bar propre

    2 personnes

  • Surveiller la scène et le public

    2 personnes

  • Vérifier le niveau sonore

  • Accompagner les artistes

  • Gérer les changements de DJ

    2 personnes

  • Gérer l’éclairage

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Nettoyer les toilettes entre-temps

  • Vérifier les stocks

  • Annoncer le dernier tour

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

  • Fermer le bar

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Refroidir les restes

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer les sanitaires en profondeur

    2 personnes

  • Démonter le matériel audio

    4 personnes

  • Démonter l’équipement d’éclairage

    3 personnes

  • Démonter la scène

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner le matériel

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Rapporter les clés

  • Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 8
  • Sous-mains de barqté 2
  • Tables hautesqté 12
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 30
  • Portantsqté 2
  • Poubellesqté 8

Équipement

  • Haut-parleurs PAqté 2
  • Subwoofersqté 2
  • Mixeur DJ
  • Contrôleurs DJqté 2
  • Lecteurs CDJqté 2
  • Boîtier de scène
  • Microphonesqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Enceintes de monitoringqté 2
  • Boîtiers DIqté 4
  • Supports pour ordinateur portableqté 2
  • Casques de rechangeqté 2
  • Enrouleurs électriquesqté 6
  • Multiprisesqté 10
  • Rallongesqté 12
  • Goulottes de câblesqté 10
  • Ruban gafferqté 8
  • Serre-câblesqté 100
  • Piles de rechangeqté 24

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Projecteurs asservisqté 4
  • Stroboscope
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Contrôleur d'éclairage
  • Éclairage d’ambianceqté 12

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 250
  • Verres à vinqté 50
  • Tasses à caféqté 40
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Distributeurs de boissonsqté 3
  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Forains cuisiniersqté 2
  • Pinces de serviceqté 8
  • Petits bolsqté 20

Décoration

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Affiches d’annonceqté 10
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Sets de nappesqté 12
  • Braceletsqté 220
  • Jetons de vestiaireqté 200

Nettoyage

  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Gants de travailqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Demande la fiche technique de chaque artiste avant de réserver la sonorisation. Vérifie notamment les besoins en mixeur DJ, contrôleurs, lecteurs CDJ, retours, boîtiers DI et microphones.
  • Bloque les autorisations et la sécurité plusieurs semaines avant l’événement. Sans validation du lieu, des horaires et des accès, la communication et la billetterie peuvent être lancées trop tôt.
  • Prépare le déroulé imprimé et la liste des visiteurs au plus tard la veille. Garde une version à l’accueil et une autre pour l’équipe technique afin d’éviter les informations contradictoires.
  • Prévois une vraie marge pour le montage : la scène, la sonorisation et l’éclairage ne se vérifient pas en quelques minutes. Teste aussi les enrouleurs, multiprises, rallonges, goulottes et le ruban gaffer avant l’arrivée du public.
  • Refroidis les boissons le jour même et vérifie les besoins alimentaires recueillis auprès des visiteurs avant les achats. Les oublis de dernière minute concernent souvent le catering, les fournitures de premiers secours et les casques de rechange.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert électronique ?
Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations, les artistes, la technique et la sécurité. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, la promotion, le catering et les vérifications opérationnelles.
Quand réserver la sonorisation et les lumières pour un concert électronique ?
Réserve la technique dès que les fiches techniques des artistes sont rassemblées, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Cela laisse le temps de corriger les incompatibilités entre la scène, le système PA, les retours et l’éclairage.
Quand publier la page d’un concert électronique ?
Publie la page dès que la date, le lieu, le prix d’entrée et les artistes sont confirmés, généralement 3 à 5 semaines avant l’événement. Mets ensuite à jour les informations au fur et à mesure des inscriptions et des besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?
Réserve au minimum 3 à 4 heures pour le montage de la scène, du système de sonorisation et de l’éclairage, puis prévois un test séparé. Ajoute du temps si plusieurs artistes utilisent des configurations DJ différentes ou si les accès au lieu sont limités.

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