Concert de l’école : la checklist pour tout organiser

Un concert de l’école demande une coordination précise entre les élèves, les familles, la salle et l’équipe technique. Cette checklist de 81 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à la vérification du matériel le jour J. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : coordonnées des parents, besoins alimentaires, fichiers musicaux, ordre de passage et consignes du lieu. Les 58 éléments à prévoir couvrent le mobilier, le son, l’éclairage, la décoration et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la salle
2 personnes
Enregistrer les réservations
Établir le programme
3 personnes
Recenser les élèves qui se produisent
2 personnes
Collecter les coordonnées des parents
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer l’ordre de passage
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Envoyer les consignes du lieu
Commander le catering
2 personnes
Commander la décoration
Réserver la technique
Établir le plan de l’espace public
2 personnes
Établir le plan des sièges
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Déballer le matériel technique
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Passer les prestations en revue
5 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Présenter le concert
Accompagner les spectacles
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Annoncer la pause
Accompagner le public à la pause
3 personnes
Assurer le catering de la pause
3 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Annoncer le départ
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Guider le vestiaire
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

Démonter le son
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Ranger les instruments
4 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Trier les objets trouvés
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Piles de rechangeqté 12
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Métronome
Adaptateurs de connexionqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Câbles d'éclairageqté 8

Décoration

Bâche de fond
Ballonsqté 120
Ruban à ballonsqté 2
Guirlande de fanionsqté 6
Étoiles en papierqté 20
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date et la salle avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription située idéalement 2 à 3 semaines avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Recensez les élèves participants avec leurs coordonnées parentales au moins 3 semaines à l’avance. Demandez aussi les informations utiles pour l’accueil, les absences et les éventuelles contraintes alimentaires.
Verrouillez l’ordre de passage et rassemblez les fichiers musicaux 7 à 10 jours avant le concert. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable et prévoyez une clé USB de secours.
Réservez la technique et vérifiez les besoins en microphones, pieds, câbles, boîtiers DI, multiprises et rallonges au plus tard une semaine avant. Les piles de rechange et les adaptateurs de connexion sont faciles à oublier.
Préparez le plan des sièges, le plan de l’espace public, les badges et les programmes avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons quelques heures à l’avance et imprimez le déroulé pour les bénévoles et l’équipe sur place.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert de l’école ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la représentation, après avoir confirmé la date, la salle et les grandes lignes du programme. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant le concert pour finaliser les places et le catering.
Combien de temps prévoir pour organiser un concert de l’école ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les premières semaines servent à confirmer la salle, recenser les élèves et préparer les invitations ; la dernière semaine est consacrée à la technique, aux plans, aux impressions et aux vérifications.
Quand confirmer l’ordre de passage et les fichiers musicaux ?: Confirmez l’ordre de passage 7 à 10 jours avant le concert et rassemblez les fichiers musicaux au même moment. Faites un test complet au moins 2 jours avant afin de repérer les formats incompatibles ou les fichiers manquants.
Que faut-il vérifier le jour du concert de l’école ?: Vérifiez au minimum les sièges, les badges, les programmes, les microphones, les câbles, les rallonges, l’éclairage et les fichiers musicaux. Faites cette vérification 2 à 3 heures avant l’accueil du public, puis refroidissez les boissons et installez la signalétique.

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