Schulkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulkonzert braucht mehr als ein gutes Programm. Raum, Auftritte, Einladungen, Technik und Helfer müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Plane frühzeitig, welche Schüler auftreten, welche Musikdateien und technischen Anschlüsse benötigt werden und wie der Publikumsbereich bestuhlt wird. Kurz vor dem Termin entscheiden außerdem gedruckte Unterlagen, gekühlte Getränke, Namensschilder und ein klarer Ablauf darüber, ob der Abend ruhig startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Raum bestätigen
2 Personen
Reservierungen festhalten
Programm zusammenstellen
3 Personen
Auftritte von Schülern erfassen
2 Personen
Kontaktdaten der Eltern sammeln
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Auftrittsreihenfolge bestätigen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Veranstaltungsort-Anweisungen versenden
Catering bestellen
2 Personen
Dekoration bestellen
Technik reservieren
Grundriss des Publikumsbereichs erstellen
2 Personen
Bestuhlungsplan erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen

Event

Technik auspacken
3 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Licht aufhängen
3 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Musikdateien testen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichtcheck durchführen
2 Personen
Auftritte durchgehen
5 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
Konzert präsentieren
Auftritte betreuen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Publikum in die Pause begleiten
3 Personen
Pausenverpflegung organisieren
3 Personen
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Abschied ankündigen
Publikum verabschieden
3 Personen
Garderobe betreuen
2 Personen
Catering abbauen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Ton abbauen
3 Personen
Licht abbauen
2 Personen
Instrumente aufräumen
4 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren
Fundsachen melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 180
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
MikrofonkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12
Laptop
USB-StickAnz. 2
Metronom
AnschlussadapterAnz. 6

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtkabelAnz. 8

Dekoration

Hintergrundtuch
BallonsAnz. 120
BallonbandAnz. 2
WimpelketteAnz. 6
PapiersterneAnz. 20
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
ScherenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierzangenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Raum und Datum zuerst und halte Reservierungen schriftlich fest. Erst danach lassen sich Einladungen, Bestuhlungsplan und technische Planung zuverlässig erstellen.
Sammle die Auftritte der Schüler früh und bestätige die Reihenfolge spätestens einige Tage vor dem Konzert. So können Drehbuch, Programmhefte und Ansagen rechtzeitig gedruckt werden.
Frage bei der Anmeldung nicht nur nach der Personenzahl, sondern auch nach Ernährungswünschen. Bestelle das Catering erst, wenn diese Angaben geprüft und zusammengefasst sind.
Lass dir pro Auftritt die benötigte Technik nennen: Mikrofone, DI-Boxen, Musikdateien oder Laptop-Anschluss. Plane Ersatzbatterien, Anschlussadapter und zusätzliche Kabel ein, statt sie am Veranstaltungstag zu suchen.
Teile freiwillige Helfer mit konkreten Zeiten ein – etwa für Einlass, Garderobe, Bühne und Abbau. Kühle die Getränke am selben Tag und prüfe Materialien, Technik sowie Ausdrucke vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Konzert versendet beziehungsweise erfasst werden.
Wann muss die Auftrittsreihenfolge feststehen?: Bestätige die Reihenfolge spätestens 7 Tage vor dem Schulkonzert. Dann bleiben noch mehrere Tage für Drehbuch, Programmhefte, Ansagen und technische Proben.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Schulkonzert?: Rechne bei einem Konzert von etwa 2 Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro angemeldeter Person, abhängig von Alter, Wetter und Catering. Halte zusätzlich einen kleinen Vorrat für Helfer und auftretende Schüler bereit.
Wann sollte die Technik für ein Schulkonzert geprüft werden?: Erfasse die technischen Anforderungen spätestens 2 Wochen vorher und führe den vollständigen Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel, Adapter und Ersatzbatterien.

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