Checklist para organizar un concierto escolar sin olvidos

Un concierto escolar reúne a alumnos, familias, profesores, voluntarios y personal técnico, así que los detalles se acumulan rápido. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la reserva de la sala hasta la preparación de bebidas y materiales. Empieza por confirmar la fecha, el espacio y quién actúa; después cierra el programa, las inscripciones y las necesidades técnicas. En la última semana, convierte toda la información en planos, acreditaciones e instrucciones claras para cada persona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la sala
2 personas
Registrar las reservas
Elaborar el programa
3 personas
Inventariar a los alumnos que actúan
2 personas
Recopilar los datos de contacto de los padres
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar el orden de las actuaciones
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Inventariar los requisitos técnicos
2 personas
Enviar instrucciones del recinto
Pedir el catering
2 personas
Pedir decoración
Reservar técnica
Crear el plano de la zona de público
2 personas
Hacer el plano de asientos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

Desembalar el equipo técnico
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Colgar luces
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Probar los archivos de música
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Repasar las actuaciones
5 personas
Recepción de participantes
3 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Presentar el concierto
Coordinar las actuaciones
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Guiar al público al descanso
3 personas
Encargarse del catering del descanso
3 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Anunciar la despedida
Despedir al público
3 personas
Guiar el guardarropa
2 personas
Desmontar el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Desmontar el sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Guardar los instrumentos
4 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Informar de objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 180
Taburetescant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Cables de altavozcant. 4
Cables de micrófonocant. 8
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Baterías de repuestocant. 12
Portátil
Memoria USBcant. 2
Metrónomo
Adaptadores de conexióncant. 6

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8
Cables de luzcant. 8

Decoración

Lona de fondo
Globoscant. 120
Cinta para globoscant. 2
Guirnalda de banderinescant. 6
Estrellas de papelcant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 10
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala antes de diseñar las invitaciones. Deja confirmados también el aforo, el horario de acceso y las condiciones técnicas del recinto para no tener que corregir el programa después.
Haz un inventario de todos los alumnos que actúan y recopila los datos de contacto de sus padres con tiempo. Usa esa lista para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas y cambios en el orden de las actuaciones.
Reúne los archivos de música y revisa el equipo al menos 7 días antes. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables, adaptadores, baterías y el portátil o la memoria USB que se utilizarán.
Prepara el plano de la zona de público y el plano de asientos antes de imprimir folletos o tarjetas con nombres. Reserva pasillos claros y comunica las instrucciones del recinto a voluntarios, familias y participantes como mínimo 48 horas antes.
Haz la compra y comprueba todos los materiales el día anterior. Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja preparado un plan de trabajo impreso para que cada voluntario sepa dónde debe estar y cuándo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, confirmando fecha, sala y participantes. La técnica, el catering, la decoración y las invitaciones deberían estar encaminados al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que cerrar el programa del concierto escolar?: Intenta confirmar el orden de las actuaciones 10 o 14 días antes. Así tendrás tiempo para reunir los archivos de música, preparar el folleto y comunicar cambios a las familias.
¿Cuándo se debe revisar el equipo técnico?: Haz una primera revisión 7 días antes y una prueba completa en la sala el mismo día, antes de que lleguen los asistentes. Comprueba especialmente micrófonos, cables, regletas, adaptadores y baterías de repuesto.
¿Qué hay que preparar el día anterior al concierto escolar?: Deja listos los folletos, las tarjetas con nombres, los planos, la decoración y el plan de trabajo impreso. También conviene comprobar los materiales y enfriar las bebidas varias horas antes del comienzo.

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