Organiser un concert de jazz : la checklist complète
Un concert de jazz demande de coordonner le lieu, les artistes, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par réserver la salle et les musiciens, puis vérifie les autorisations, l’assurance et les besoins techniques. La billetterie, la promotion et le catering doivent être prêts avant l’ouverture des inscriptions. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 50 fournitures nécessaires, jusqu’à l’installation de la scène et l’accueil des artistes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver les artistes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver le catering
Configurer le système de billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Établir le programme
2 personnes
Imprimer le programme
Créer le plan
Planifier les bénévoles
Confirmer le transport des artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer les programmes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Animer les balances
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Recevoir les questions du public
Annoncer la pause
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel audio
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Payer les artistes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tablesqté 12
- Tabourets de barqté 6
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Verres à vinqté 120
- Verres à eauqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles audioqté 12
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Casques audioqté 2
- Pupitres de musiqueqté 5
- Tabouret de piano
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 10
- Caisse
- Terminal de paiement
- Batteries externesqté 3
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
Décoration
- Nappesqté 12
- Cartes de menuqté 12
- Panneaux du programmeqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Ouvre-bouteillesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 2
- Boîtes à biscuitsqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Poubellesqté 6
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et les artistes plusieurs semaines à l’avance, puis demande immédiatement les autorisations nécessaires et vérifie la couverture d’assurance. Ces démarches sont souvent oubliées jusqu’au moment de publier les invitations.
- Fais confirmer les besoins techniques au moins 7 jours avant le concert : nombre de microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, retours, pupitres et alimentation électrique. Prévois aussi des rallonges, multiprises et passe-câbles pour sécuriser le cheminement.
- Établis le programme avant l’impression des supports et vérifie les informations de chaque artiste. Garde une version numérique du programme et installe les panneaux indicateurs avant l’arrivée du public.
- Demande les besoins alimentaires lors des inscriptions et transmets le total au catering au plus tard 3 jours avant l’événement. Refroidis les boissons suffisamment tôt : les bouteilles et les verres doivent être prêts avant l’ouverture du lieu.
- Prépare un planning des bénévoles avec des responsables distincts pour l’accueil, la billetterie, les artistes et la salle. Dégage la zone du podium avant l’installation des haut-parleurs, de la table de mixage et des projecteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de jazz ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu et les artistes, obtenir les autorisations et lancer la promotion. Termine la billetterie, le programme et les besoins techniques au moins 7 jours avant le concert.
- Quand réserver les artistes et le matériel de sonorisation ?
- Réserve les artistes et la sonorisation dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Demande une fiche technique écrite au plus tard 2 semaines avant l’événement.
- Combien de boissons prévoir pour un concert de jazz ?
- Pour le premier service, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la présence d’un bar. Ajoute de l’eau, du café et des verres adaptés au vin, à l’eau et aux boissons chaudes.
- Quand installer la scène et tester le son ?
- Ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour dégager le podium, installer les enceintes, microphones, câbles et éclairages. Garde au minimum 60 minutes pour la balance et les derniers réglages avec les artistes.
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