Jazzkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location, Künstler und Tonanlage möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei nicht nur den Termin, sondern auch Bühnenfläche, Stromanschlüsse, Aufbauzeiten und den Platz für Mischpult und Lautsprecher.
• Fordere die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 4 Wochen vorher an. Kanalbelegung, DI-Boxen, Mikrofone, Notenpulte und Instrumentenkabel sollten vor dem Aufbau feststehen, damit am Soundcheck nichts improvisiert werden muss.
• Plane Einlass und Verpflegung anhand der Anmeldungen. Erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher und rechne bei einem zweistündigen Konzert mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, zusätzlich zu Wasser für Künstler und Helfer.
• Drucke Programm, Speisekarten, Programmschilder und Wegweiser nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Namen, Reihenfolge und Schreibweise 3 bis 5 Tage vorher und lege zusätzlich einen Lageplan für Helfer und Künstler bereit.
• Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Einlass. Räume den Bühnenbereich frei, stelle Stühle und Tische auf, bringe Kabelmatten an, kühle Getränke und plane den Soundcheck so, dass die Künstler danach noch Zeit für die Vorbereitung haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Künstlern und Tonanlage. Genehmigungen, Versicherung, Ticketsystem und Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.

Wie viel Technik braucht ein Jazzkonzert?

Das hängt von Besetzung und Raumgröße ab, mindestens solltest du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie Audio- und Instrumentenkabel einplanen. Lass dir die technischen Anforderungen der Künstler 4 Wochen vorher schriftlich bestätigen.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Jazzkonzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 weiteren Getränken pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser für Künstler, Technikteam und Helfer bereit und kaufe verderbliche Ware erst 1 bis 2 Tage vorher.

Wann muss man Einladungen und Werbung für ein Jazzkonzert verschicken?

Verschicke Einladungen und veröffentliche die Online-Werbung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Verteile Poster spätestens 3 Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen bis 2 Tage vor dem Konzert, damit Catering und Bestuhlung angepasst werden können.

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