Checklist para organizar un concierto de jazz

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el lugar, los artistas, los permisos y el seguro antes de abrir la venta de entradas; así evitas promocionar una fecha que todavía no está confirmada.
• Pide las necesidades técnicas de cada artista al menos 2 semanas antes. Confirma entradas, micrófonos, cajas DI, atriles, taburete de piano y conexiones para que el montaje no dependa de suposiciones.
• No dejes la promoción para la última semana: envía las invitaciones y publica en línea con varias semanas de margen, y coloca los carteles cuando ya tengas fecha, lugar y sistema de entradas.
• Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering al menos 7 días antes. Calcula también el servicio de copas, vasos, tazas, platos y cubiertos para no improvisar durante el concierto.
• El día del evento, abre el lugar con tiempo para despejar el escenario, montar el sonido y revisar la iluminación. Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada del público para comprobar cables, regletas, focos y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?

Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los artistas, comprobar permisos y contratar el sonido. Deja las comprobaciones técnicas y el programa cerrados como máximo 2 semanas antes.

¿Cuándo debo confirmar las necesidades técnicas de los músicos?

Solicita la información técnica entre 3 y 4 semanas antes y confírmala 14 días antes. Comprueba especialmente micrófonos, soportes, cables de instrumentos, cajas DI, auriculares y atriles.

¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar el día del concierto?

Abre la ubicación al menos 90 minutos antes de que llegue el público. Ese margen permite despejar el escenario, montar el equipo, colocar sillas y mesas, revisar la iluminación y corregir problemas de cables.

¿Cuándo encargo el catering y recojo las preferencias dietéticas?

Reserva el catering con al menos 3 semanas de antelación y cierra las preferencias dietéticas 7 días antes. Después revisa la compra, enfría las bebidas y prepara las bandejas y la vajilla antes de abrir la sala.

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