Organiser un concert de reprises : la checklist complète

Un concert de reprises demande une coordination précise entre le groupe, le lieu, les bénévoles et le public. Commence par verrouiller la date, le contrat et les besoins techniques, puis organise les inscriptions, le catering et les horaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les détails et contrôler le matériel. Le jour même, prévois assez de temps pour libérer la scène, installer la sono et effectuer les réglages avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer le contrat du groupe
Coordonner les besoins sonores avec le groupe
2 personnes
Vérifier les autorisations et les règles de sonorisation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
Établir le programme et les horaires
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Vérifier la liste des courses
Acheter des boissons et des produits non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Contrôler l’équipement et le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Accueillir le groupe
2 personnes
Décharger les instruments
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Prévoir les bracelets ou la liste des invités

Événement

Lancer la musique d’ouverture
Accueillir les invités
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Annoncer le groupe
Accompagner la prestation
2 personnes
Rassembler les déchets et les verres vides
2 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

Décharger et faire le check-out du groupe
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de buffetqté 3
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 60
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Verres à vin réutilisablesqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Câbles de guitareqté 6
Amplis de guitareqté 2
Pieds de microqté 5

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Guirlandes lumineuses d’ambianceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 9
Panneau d’accueil

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Tapis de protection pour câblesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirme les besoins techniques du groupe au moins 3 à 4 semaines avant le concert : nombre de micros, boîtiers DI, amplis, câbles, alimentation électrique et espace nécessaire sur scène.
Prévois le déchargement et les balances dans le planning, avec au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Le groupe doit pouvoir installer ses instruments sans empiéter sur l’accueil ou le repas.
Calcule les quantités de catering à partir des inscriptions définitives et des besoins alimentaires recueillis. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les boissons, les assiettes, les couverts et les verres.
Vérifie les règles de sonorisation et les autorisations au moins 2 semaines à l’avance. Confirme aussi l’itinéraire, le stationnement et l’accès pratique pour le véhicule qui transporte les instruments.
Le jour du concert, sécurise chaque câble avec du ruban adhésif adapté et garde les rallonges hors des passages. Désigne une personne pour accueillir le groupe et une autre pour suivre les horaires et les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’un groupe de reprises ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et le contrat, de vérifier les autorisations, d’organiser les inscriptions et de réserver le matériel ou le catering.
Quand faut-il faire les balances avant un concert de reprises ?: Planifie les balances environ 2 heures avant l’arrivée du public. Ajoute 30 minutes de marge si la scène, la lumière et la sonorisation doivent être installées le même jour.
Combien de boissons prévoir pour un concert de reprises ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajuste les quantités selon la durée, la présence d’un repas et la proportion de conducteurs.
Quand confirmer les besoins alimentaires des invités ?: Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et fixe une date limite environ 10 à 14 jours avant le concert. Utilise ensuite le nombre définitif pour calculer le catering et les portions adaptées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.