Checklist para organizar una actuación de banda de versiones

Una actuación de una banda de versiones necesita más coordinación que una fiesta con música de fondo. Además de confirmar la fecha, el lugar y el contrato, tendrás que cerrar las necesidades de sonido, los permisos y el catering antes de enviar las invitaciones. El día del evento, reserva tiempo para descargar los instrumentos, montar luces y sonido y hacer una prueba completa. Esta checklist te ayuda a ordenar esas tareas y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar el contrato de la banda
Coordinar con la banda las necesidades de sonido
2 personas
Comprobar los permisos y las normas de sonido
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
Hacer reservas
Asignar voluntarios
Crear el programa y los horarios
Compartir la ruta y los datos de aparcamiento
Comprobar la lista de la compra
Comprar bebidas y productos no perecederos
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Comprobar el equipo y los materiales
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Banda recibida
2 personas
Descargar instrumentos
3 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar las pulseras o la lista de invitados

Evento

Poner la música de apertura
Recibir a los invitados
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el bufé
3 personas
Anunciar la banda
Acompañar la actuación
2 personas
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Descargar y hacer el check-out de la banda
3 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de buffetcant. 3
Mesas de comedorcant. 6
Sillascant. 60
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Copas de vino reutilizablescant. 40
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Mezclador de música
Micrófonos para cantocant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 3
Cables de altavozcant. 4
Cables de micrófonocant. 6
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Cables de guitarracant. 6
Amplificadores de guitarracant. 2
Soportes para instrumentoscant. 5

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 4
Guirnaldas de luces ambientalescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 9
Cartel de bienvenida

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 4
Alfombrillas para cubrir cablescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra con la banda una lista técnica por escrito al menos 2 semanas antes: número de micrófonos, cajas DI, amplificadores, soportes, cables y tomas eléctricas. Así sabrás qué equipo tienes que conseguir y qué aporta la banda.
Reserva un bloque de 90 minutos para la descarga, el montaje y la prueba de sonido. Deja despejada la zona del escenario y fija los cables al suelo con cinta de seguridad antes de que lleguen los invitados.
Comprueba los permisos y las normas de sonido con un mínimo de 3 semanas de margen. La hora límite de la música y el nivel permitido pueden cambiar el programa y la duración de la actuación.
Calcula el catering después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Compra los productos no perecederos y las bebidas con antelación, pero deja los productos frescos para las últimas 24-48 horas.
Comparte la ruta, el aparcamiento y el horario con invitados, voluntarios y banda al menos 3 días antes. Asigna a una persona para recibir al grupo, acompañarlo a la zona de descarga y comprobar que baños, mesas y sillas estén listos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que contratar una banda de versiones?: Intenta confirmar el contrato entre 8 y 12 semanas antes de la actuación. Así tendrás tiempo para resolver el sonido, los permisos, el catering y cualquier requisito técnico de la banda.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de una banda?: Calcula entre 90 y 120 minutos para descargar instrumentos, colocar altavoces, micrófonos, amplificadores, cables y luces, y hacer la prueba de sonido. Añade otros 30 minutos si el espacio o el equipo no se conocen.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y pedir las preferencias dietéticas?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes. Con esa información podrás calcular las cantidades y adaptar el catering sin comprar de más.
¿Qué se necesita para la prueba de sonido de una banda de versiones?: Prepara altavoces PA, mezclador, micrófonos, soportes, cajas DI, cables de altavoz y de micrófono, regletas y alargadores. Reserva al menos 30 minutos de prueba después del montaje para revisar voces, instrumentos, volumen y posibles interferencias.

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