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Checkliste für den Auftritt einer Coverband

Ein Coverband-Auftritt braucht mehr als eine freie Bühne und gute Musik. Du musst Vertrag, Technik, Lärmschutz, Catering und Helfer rechtzeitig koordinieren. Besonders der Aufbau von PA-Anlage, Mikrofonen, Licht und Kabeln entscheidet darüber, ob der Abend pünktlich beginnt. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Soundcheck und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Bandvertrag bestätigen

  • Bedarf an Tontechnik mit der Band abstimmen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Lärmschutzregeln prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

  • Reservierungen vornehmen

  • Freiwillige einteilen

  • Programm und Zeiten erstellen

  • Route und Parkinformationen teilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Getränke und haltbare Produkte kaufen

    2 Personen

  • Frische Produkte kaufen

    2 Personen

  • Geräte und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Band empfangen

    2 Personen

  • Instrumente ausladen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks und Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Armbänder oder Gästeliste bereitlegen

Event

  • Eröffnungsmusik starten

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Band ankündigen

  • Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Abfall und leere Gläser sammeln

    2 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Band ausladen und auschecken

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    2 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Essensreste verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BuffetischeAnz. 3
  • EsstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 40
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • Musikmixer
  • GesangsmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 3
  • LautsprecherkabelAnz. 4
  • MikrofonkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • GitarrenkabelAnz. 6
  • GitarrenverstärkerAnz. 2
  • InstrumentenständerAnz. 5

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 4
  • Lichterketten für stimmungsvolle BeleuchtungAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 9
  • Willkommensschild

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • KabelabdeckmattenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Ort und Bandvertrag möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Auftritt. Kläre dabei auch, wann die Band eintrifft, wie viel Aufbauzeit sie braucht und wer vor Ort ansprechbar ist.
  • Stimme den Technikbedarf mindestens 3 Wochen vorher mit der Band ab. Frage konkret nach PA-Lautsprechern, Mischpult, Gesangsmikrofonen, DI-Boxen, Verstärkern und der benötigten Anzahl an Strom- und Mikrofonkabeln.
  • Prüfe Genehmigungen und Lärmschutzregeln nicht erst am Veranstaltungstag. Plane den Soundcheck und die Spielzeiten so, dass lokale Vorgaben zu Beginn, Ende und Lautstärke eingehalten werden können.
  • Kaufe haltbare Getränke und Produkte etwa 7 Tage vorher, frische Lebensmittel erst 1 bis 2 Tage vor dem Auftritt. Für das Catering solltest du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher abschließen.
  • Räume den Bühnenbereich vor dem Eintreffen der Band vollständig frei und sichere jedes Kabel mit Tape. Plane für Aufbau und Soundcheck mindestens 2 Stunden ein, bevor die ersten Gäste erwartet werden.

Häufige Fragen

Wie viel Vorlauf braucht ein Auftritt mit einer Coverband?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Vertrag. Technik, Genehmigungen und Catering sollten spätestens 3 Wochen vor dem Auftritt geklärt sein.
Wie lange dauert der Aufbau einer Coverband?
Rechne für Bühne, PA-Anlage, Licht und Verkabelung mit mindestens 2 Stunden. Für den Soundcheck kommen meist weitere 30 bis 60 Minuten hinzu.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Coverband-Auftritt?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Für die weitere Dauer kannst du mit ungefähr 1 bis 2 Getränken pro Person und Stunde rechnen und Wasser zusätzlich einplanen.
Wann sollte ich die Einladungen für den Bandauftritt verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung ab, damit du Mengen und Sitzplätze festlegen kannst.

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