Checklist pour organiser un concert à la bibliothèque

Un concert à la bibliothèque demande une coordination précise entre les artistes, l’accueil du public et la préparation de la salle. Commencez par réserver le lieu et les musiciens, puis fixez le programme avant de lancer les invitations et les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à confirmer les informations, les besoins alimentaires et le matériel technique. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les chaises, tester le son, baliser l’entrée et préparer la table d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Réserver les artistes
Définir le programme du concert
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Confirmer les informations sur les artistes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace podium
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Vérifier l'éclairage et l'ambiance
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer les programmes
Balisage de l'entrée
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer le concert
Encadrer le programme musical
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Accompagner les artistes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 5
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Pâte adhésiveqté 4
Cadres photoqté 3

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez au moins 30 minutes pour la vérification du son : testez chaque microphone, les instruments, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.
Confirmez les inscriptions quelques jours avant le concert et notez séparément les besoins alimentaires afin de ne pas les rechercher au dernier moment.
Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis refroidissez-les à l’avance dans les glacières ou les réfrigérateurs disponibles.
Installez les chaises avant le matériel audio, puis gardez une largeur de passage suffisante entre l’entrée, la table d’inscription et l’espace podium.
Préparez les panneaux du programme et le balisage de l’entrée le jour précédent : les imprimer et les fixer en urgence retarde souvent l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un concert à la bibliothèque ?: Réservez la salle dès que la date souhaitée est connue, idéalement au moins 6 à 8 semaines avant le concert. Cela laisse le temps de confirmer les artistes, le programme et les contraintes techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert à la bibliothèque ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour installer les chaises, le podium, les instruments, l’éclairage et la table traiteur. Ajoutez 30 minutes pour la vérification du son.
Quand envoyer les invitations pour un concert à la bibliothèque ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant le concert, puis relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant. Cette seconde confirmation permet aussi de mettre à jour les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un concert en bibliothèque ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, en distinguant les boissons froides du café et du thé. Refroidissez les boissons au moins quelques heures avant le début de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.