Checklist para organizar un concierto en la biblioteca
Un concierto en la biblioteca necesita más coordinación que una simple reserva de sala. Hay que confirmar a los artistas, cerrar el programa, controlar las inscripciones y preparar una entrada clara para el público. El montaje también cuenta: coloca las sillas, prueba el sonido y deja lista la mesa de catering antes de recibir a los asistentes. Esta checklist reúne 44 tareas y 36 artículos para avanzar sin olvidar los detalles que suelen resolverse demasiado tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Confirmar a los artistas
Definir el programa del concierto
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Confirmar la información de los artistas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Inspeccionar la sala y la entrada
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el espacio del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar los instrumentos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Comprobar la luz y el ambiente
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar los programas
Señalizar la entrada
Preparar la mesa de registro
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Anunciar el concierto
Coordinar el programa musical
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Acompañar a los artistas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platos para postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Atrilescant. 5
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Manteles individualescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
- Masilla adhesivacant. 4
- Marcos de fotoscant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala antes de confirmar la fecha con los artistas y comprueba el aforo, el acceso, los horarios de montaje y las restricciones de sonido. Deja cerrados estos datos antes de redactar las invitaciones.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción. Confirma las plazas unos días antes del concierto y registra las preferencias dietéticas junto con cada inscripción.
- Programa la prueba de sonido entre 60 y 90 minutos antes de la apertura de puertas. Comprueba micrófonos, soportes, atriles, cables alargadores, regletas y cinta gaffer, además de la posición de los instrumentos.
- Coloca las sillas y prepara la mesa de registro al menos 45 minutos antes de que llegue el público. Señaliza la entrada y revisa que los carteles del programa puedan leerse desde la zona de acceso.
- Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes y monta el catering cuando termine la prueba de sonido. Calcula aproximadamente 2 vasos por persona para la primera hora y deja tazas, vasos, platos, cubiertos y pinzas de servir a mano.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una biblioteca?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes: primero reserva la sala y confirma a los artistas, después define el programa y abre las inscripciones. Envía las invitaciones unas 3 semanas antes y confirma la asistencia durante la última semana.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido en un concierto en la biblioteca?
- Hazla entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Reserva al menos 30 minutos para ajustar micrófonos, instrumentos y niveles, y otros 15 minutos para comprobar cables, iluminación y posibles ruidos de la sala.
- ¿Cuántas sillas necesito para un concierto en la biblioteca?
- Prepara una silla por cada inscripción confirmada y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si el espacio lo permite. Por ejemplo, para 40 asistentes confirmados, coloca 42 o 44 sillas y deja pasillos despejados.
- ¿Cuándo debo preparar las bebidas y los aperitivos?
- Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes del comienzo y prepara los aperitivos durante la última hora. Monta la mesa de catering después de la prueba de sonido para que no interfiera con el equipo ni con el acceso del público.
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