LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Bibliotheekconcert organiseren: checklist van zaal tot concert

Een bibliotheekconcert vraagt om meer dan een artiest en een paar stoelen. Je regelt eerst de zaal, het programma en de aanmeldingen; daarna volgen catering, techniek en de inrichting van entree en podiumplek. Plan de geluidscheck vóór de ontvangst van bezoekers en bevestig artiesten- en dieetwenseninformatie op tijd. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat bewegwijzering, programmaborden of verlengkabels pas op de concertdag worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Zaal reserveren

  • Artiesten vastleggen

  • Concertprogramma bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Concert online publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Artiësteninformatie bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Zaal en entree inspecteren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Podiumplek inrichten

    3 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Instrumenten plaatsen

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    3 personen

  • Licht en sfeer controleren

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    2 personen

  • Programma's klaarleggen

  • Entree bewegwijzeren

  • Registratietafel klaarzetten

    2 personen

Event

  • Artiësten ontvangen

    2 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Concert aankondigen

  • Muziekprogramma begeleiden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Pauze aankondigen

  • Artiësten begeleiden

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    4 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 90
  • Tafelsaantal 8
  • Barkrukkenaantal 4
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 120
  • Gebaksbordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerplateausaantal 8
  • Koffiekannenaantal 4
  • Theepottenaantal 3

Keuken

  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 3
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Serveertangenaantal 6

Apparatuur

  • Geluidsset
  • Microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • Muziekstandaardsaantal 5
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Gaffer tapeaantal 3

Verlichting

  • LED-lampenaantal 6
  • Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

  • Tafelkleedjesaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Programmabordenaantal 4
  • Pijlbordenaantal 6
  • Kleefgumaantal 4
  • Fotolijstenaantal 3

Schoonmaak

  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de zaalindeling vooraf vast: bepaal waar de stoelen, registratietafel, cateringtafel en podiumplek komen. Houd de entree en looproutes vrij, zodat bezoekers zonder zoeken naar hun plaats of de garderobe kunnen.
  • Plan de geluidscheck ruim vóór de inloop. Test de geluidsset, microfoons, microfoonstatieven en muziekstandaards samen met de artiesten; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape.
  • Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en neem ze mee bij het boodschappen doen. Zet hapjes, koffie, thee en water pas na de inrichting van de zaal klaar, zodat de cateringtafel niet in de weg staat.
  • Maak voor de concertdag een korte inventariscontrole van servies en keukenmateriaal. Tel bijvoorbeeld koffiekopjes, glazen, gebaksborden, besteksets en serveerplateaus voordat je boodschappen en voorbereiding afrondt.
  • Leg programma's, programmaborden en pijlborden vóór de publieksontvangst klaar. Controleer daarnaast de entree, LED-lampen en sfeerverlichting in de laatste ronde; juist deze details worden vaak vergeten wanneer de techniek uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bibliotheekconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, artiesten en het concertprogramma. Verstuur uitnodigingen en publiceer het concert zodra datum, programma en aanmeldwijze vaststaan.
Wanneer doe je de geluidscheck bij een bibliotheekconcert?
Plan de geluidscheck minimaal 60 minuten vóór de inloop van het publiek. Reserveer extra tijd als er meerdere microfoons, instrumenten of een nieuwe geluidsset moeten worden aangesloten.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een bibliotheekconcert?
Zet het aantal bevestigde aanmeldingen klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen beschikbaar. Controleer vóór de deuren openen of de opstelling de entree, zichtlijnen en looproutes niet blokkeert.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een bibliotheekconcert verzamelen?
Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vóór het concert. Zo kun je boodschappen en hapjes nog aanpassen voordat de voorbereiding begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!