Checklist pour organiser un concert à l’église

Un concert à l’église demande plus qu’une date et un programme. Il faut coordonner la réservation du lieu, les artistes, les autorisations, le piano ou la sonorisation, puis préparer l’accueil du public dans un espace souvent particulier à chauffer et à éclairer. Cette checklist de 80 tâches et 51 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : accessibilité, sorties de secours, câbles, bénévoles, inscriptions et besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
Réserver l’espace de l’église
Engager les artistes
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Vérifier le répertoire et les droits
Vérifier les autorisations
Faire une réservation pour un piano
Demander les besoins techniques
Élaborer le plan sonore
2 personnes
Établir le règlement pour les visiteurs
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
Répartir l'équipe d'accueil et d'accueil
2 personnes
Faire imprimer les programmes
Envoyer les informations sur les artistes
Réserver le catering
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le chauffage de l’église
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Réserver la technique et les câbles
Faire les courses
2 personnes
Trier les brochures du programme
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Aérer la salle paroissiale
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Réserver des places pour fauteuils roulants
2 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Marquer le plancher de la scène
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer l’espace des artistes
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Fermer les portes au début
2 personnes
Annoncer le concert
Gérer l’éclairage pendant le concert
Surveiller le niveau sonore pendant le concert
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Guider les visiteurs vers les places assises
2 personnes
S’occuper des artistes
Prononcer le mot de clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rendre les vestes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le point café
2 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Remettre les tables en place
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Payer les artistes
Gérer les objets perdus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables hautesqté 4
Nappesqté 6
Pupitres de musiqueqté 12

Équipement

Piano numérique
Support de clavier
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Caissons DIqté 2
Enceinte de monitoring
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Ruban gafferqté 4
Lampes de pupitreqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Rallonges pour l’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 90
Cuillères à caféqté 90
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pinces à painqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 6
Bougiesqté 24
Photophores en verreqté 12
Numéros de tableqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’église et les artistes avant d’annoncer le concert. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour vérifier les autorisations, les droits du répertoire et les besoins techniques.
Demandez aux artistes une fiche technique complète dès leur engagement. Faites préciser le nombre de microphones, pieds, câbles, retours, pupitres et prises électriques nécessaires.
Vérifiez le chauffage et l’éclairage au moins 7 jours avant le concert, puis prévoyez des lampes de poche et des piles de rechange pour les zones peu éclairées.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires et d’organiser les chaises, l’accueil et les bénévoles selon le nombre attendu.
Faites tester toute la chaîne audio sur place avant l’arrivée du public : piano numérique, microphones, table de mixage, haut-parleurs, caissons DI et rallonges doivent être compatibles et sécurisés avec du gaffer ou des goulottes.

Questions fréquentes

Quand réserver une église pour un concert ?: Contactez la paroisse ou le gestionnaire au moins 2 à 3 mois avant la date souhaitée. Ce délai laisse le temps de confirmer la disponibilité, les règles du lieu, les horaires d’accès et les autorisations nécessaires.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation d’un concert à l’église ?: Prévoyez au minimum 3 heures sur place pour installer, câbler et tester les microphones, le piano, la table de mixage et les haut-parleurs. Ajoutez du temps si le lieu n’a jamais accueilli votre configuration.
Quand envoyer les invitations pour un concert à l’église ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert et ouvrez le formulaire d’inscription au même moment. Relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant avec l’horaire, l’accès et les consignes du lieu.
Combien de bénévoles faut-il pour l’accueil d’un concert ?: Pour un concert de moins de 100 personnes, prévoyez généralement 3 à 4 bénévoles : deux à l’entrée, une personne pour orienter le public et une personne de réserve. Augmentez l’équipe si l’accès est complexe ou si plusieurs sorties doivent être surveillées.

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