Checklist para organizar un concierto en la iglesia

Organizar un concierto en una iglesia requiere coordinar música, espacio, técnica y atención al público sin alterar el uso habitual del edificio. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios, desde reservar la fecha y contratar a los artistas hasta preparar el sonido, la recepción y el catering. Empieza con los permisos y las condiciones de la iglesia; después cierra el programa y las necesidades técnicas. En la última semana, confirma horarios, voluntarios, accesibilidad y cada elemento del montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del concierto
Reservar el espacio de la iglesia
Contratar artistas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Comprobar el repertorio y los derechos
Comprobar permisos
Hacer la reserva del piano
Solicitar necesidades técnicas
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Redactar las normas de la casa para los visitantes
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
Asignar al anfitrión y al equipo de recepción
2 personas
Imprimir folletos del programa
Enviar la información de los artistas
Reservar el catering
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprobar la calefacción de la iglesia
Comprobar la iluminación
2 personas
Reservar técnica y cables
Hacer la compra
2 personas
Ordenar los folletos del programa
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Ventilar la sala de la iglesia
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Mantener libres los asientos para sillas de ruedas
2 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Marcar el suelo del podio
2 personas
Montar los instrumentos
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Cerrar las puertas al inicio
2 personas
Anunciar el concierto
Controlar la iluminación durante el concierto
Controlar el nivel de sonido durante el concierto
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
Atender a los artistas
Dar el discurso de clausura
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Devolver los abrigos
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el punto de café
2 personas
Volver a colocar las sillas
4 personas
Volver a colocar las mesas
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Pagar a los artistas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 6
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 6
Atriles de músicacant. 12

Equipo

Piano digital
Soporte para teclado
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 2
Altavoz de monitor
Cables XLRcant. 8
Cables de instrumentoscant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 10
Cinta gaffercant. 4
Luces para atril de músicacant. 6
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Alargadores de iluminacióncant. 4
Linternascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 120
Platos de postrecant. 90
Cucharillascant. 90
Cucharonescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzas para pancant. 4
Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Velascant. 24
Faroles de vidriocant. 12
Números de mesacant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva la iglesia y comprueba los permisos al menos 8 semanas antes. Pregunta también por las normas del edificio, las salidas de emergencia, la calefacción y la iluminación: son detalles que suelen descubrirse demasiado tarde.
Cierra el repertorio y los derechos antes de imprimir el programa. Pide a los artistas sus necesidades técnicas con 4 semanas de antelación y confirma si hacen falta piano, atriles, micrófonos o monitorización.
Haz una prueba de sonido con tiempo suficiente para corregir problemas de reverberación. En una iglesia, comprueba la posición de altavoces, mesa de mezclas, cajas DI, cables y regletas sin bloquear pasillos ni salidas.
Define el aforo y la recepción antes de abrir las inscripciones. Calcula las sillas, percheros y mesas según el número esperado de asistentes, y asigna al menos 2 personas para recibir al público y resolver dudas.
Confirma catering, preferencias dietéticas y materiales de servicio 7 días antes. Revisa tazas, vasos, platos, cucharillas y cucharones, y prepara baterías de repuesto, linternas y cinta gaffer para incidencias durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una iglesia?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la iglesia, contratar a los artistas y tramitar permisos. Deja las confirmaciones técnicas, el catering y los voluntarios cerrados como máximo 7 días antes.
¿Qué permisos hacen falta para dar un concierto en una iglesia?: Depende del edificio, del municipio y del repertorio. Comprueba los permisos del espacio y los derechos de las obras al menos 6 semanas antes, y confirma por escrito cualquier condición sobre aforo, sonido y horarios.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido en una iglesia?: Programa la prueba el mismo día, como mínimo 2 horas antes de la apertura de puertas. Si participan varios artistas o se usa piano digital, micrófonos y monitor, reserva entre 3 y 4 horas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto en una iglesia?: Para un público de hasta 100 personas, cuenta con 3 voluntarios: 2 en recepción y 1 para apoyar a artistas y resolver incidencias. Añade 1 persona por cada 75 asistentes adicionales.

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