Kirchenkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kirchenkonzert braucht mehr Vorbereitung als nur einen Termin und ein Programm. Neben Künstlern und Repertoire müssen Kirchenraum, Rechte, Genehmigungen, Klavier, Beschallung und Beleuchtung rechtzeitig geklärt werden. Auch Empfang, Barrierefreiheit, Notausgänge und die Kirchenheizung werden leicht übersehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Einlass und bündelt 80 Aufgaben sowie 51 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzerttermin festlegen
Kirchenraum reservieren
Künstler buchen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Repertoire und Rechte prüfen
Genehmigungen prüfen
Klavierreservierung vornehmen
Technische Anforderungen erfragen
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
Hausordnung für Besucher erstellen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
Gastgeber und Empfangsteam einteilen
2 Personen
Programmhefte drucken lassen
Künstlerinformationen versenden
Catering reservieren
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Kirchenheizung kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Technik und Kabel reservieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Programmhefte sortieren
2 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kirchensaal lüften
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Rollstuhlplätze freihalten
2 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Bühnenboden markieren
2 Personen
Instrumente aufstellen
3 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstlerraum vorbereiten
2 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Türen zu Beginn schließen
2 Personen
Konzert ankündigen
Licht während des Konzerts bedienen
Lautstärke während des Konzerts überwachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
Künstler betreuen
Abschlusswort sprechen
Besucher verabschieden
3 Personen
Jacken zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Instrumente sicher einpacken
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt abbauen
2 Personen
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
Tische wieder aufstellen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Kirchensaal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Künstler auszahlen
Fundgegenstände bearbeiten
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
KlappischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 6
NotenpulteAnz. 12

Ausstattung

Digitalpiano
Keyboardständer
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 2
Monitorlautsprecher
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 4
NotenständerleuchtenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
Verlängerungskabel für die BeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
GläserAnz. 120
TortenplattenAnz. 90
TeelöffelAnz. 90
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
BrotzangenAnz. 4
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenAnz. 24
Gläserne WindlichterAnz. 12
TischnummernAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Staubsauger
PutztücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre den Kirchenraum mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Frage dabei nicht nur nach dem Termin, sondern auch nach Hausordnung, Heizung, Beleuchtung, Barrierefreiheit und den Notausgängen.
Buche Künstler und Klavier erst, nachdem du die technischen Anforderungen abgefragt hast. Für Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, DI-Boxen und Monitorlautsprecher braucht es einen abgestimmten Beschallungsplan.
Prüfe Repertoire und Aufführungsrechte frühzeitig, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlende Genehmigungen einzuholen oder einzelne Stücke auszutauschen.
Öffne das Online-Anmeldeformular spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Erfasse dabei Ernährungswünsche und teile Gastgeber sowie Empfangsteam so ein, dass mindestens 2 Personen vor Beginn ansprechbar sind.
Bestelle Programmhefte nicht erst am Veranstaltungstag. Plane den Druck mindestens 7 Tage vor dem Konzert und teste Notenpulte, Notenständerleuchten, Kabel, Ersatzbatterien und Taschenlampen bei einer Probe im Kirchenraum.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Kirchenkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Kirchenraum, Klavier, Technik und Genehmigungen brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Einladungen und Catering.
Was muss bei der Technik für ein Kirchenkonzert geprüft werden?: Kläre mindestens 4 Wochen vorher Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, DI-Boxen, Monitorlautsprecher, XLR- und Instrumentenkabel sowie die Stromversorgung. Lege außerdem fest, wo Kabelkanäle und Gaffer Tape benötigt werden.
Wann sollte man Einladungen für ein Kirchenkonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert. Öffne gleichzeitig das Anmeldeformular, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und den erwarteten Platzbedarf rechtzeitig kennst.
Wie viele Helfer braucht ein Kirchenkonzert?: Plane mindestens 2 Personen für Empfang und Gastgeberaufgaben ein; bei größerem Publikum kommen weitere Helfer für Einlass, Programmhefte und Catering hinzu. Teile die Rollen spätestens 1 Woche vorher verbindlich ein.

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