Organiser une Commémoration de la Toussaint sans rien oublier

Une Commémoration de la Toussaint demande une coordination précise entre la célébration, le cimetière, l’accueil des familles et le moment de convivialité. Commencez par fixer la date, réserver les lieux et confirmer le célébrant ainsi que les musiciens. Les inscriptions, les noms commémoratifs et les besoins alimentaires doivent être suivis plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous accompagne ensuite jusqu’à l’installation des chaises, des bougies, des photos et du matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver l'église et le cimetière
Confirmation du célébrant et des musiciens
Collecter les noms commémoratifs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Sélectionner les textes pour la célébration
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Imprimer les intentions de prière et la liste des noms
2 personnes
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les bougies par nom
3 personnes
Rassembler les photos commémoratives
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Dresser la table de l’autel
2 personnes
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
Installer les bougies
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Brancher le son et les micros
2 personnes
Vérifier l’éclairage et la sécurité des bougies
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Baliser le chemin vers le cimetière
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Distribuer des bougies aux visiteurs
3 personnes
Animer la cérémonie commémorative
4 personnes
Lire les noms des défunts
2 personnes
Interpréter les contributions musicales
4 personnes
Accompagner les bougies en toute sécurité
3 personnes
Encadrer la marche silencieuse
4 personnes
Ouvrir un lieu de commémoration au cimetière
2 personnes
Installer les fleurs et les bougies
5 personnes
Orienter les visiteurs vers l’accueil
3 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Désigner des en-cas adaptés aux régimes alimentaires
Rallumer les bougies
2 personnes
Animer la prière du soir
3 personnes
Assurer les adieux et la clôture
3 personnes
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre les bougies
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver les restes en toute sécurité
2 personnes
Archiver les photos et la liste des noms
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Table d’autel
Porte-manteauxqté 3
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bougies commémorativesqté 120
Porte-bougies chauffe-platqté 60
Petits vases en verreqté 20
Compositions floralesqté 8
Chemins de table blancsqté 12
Plaque commémorative
Cadres photoqté 12
Chevalet photoqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Destructeur de documents

Éclairage

Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Torchonsqté 12
Gants de cuisineqté 4
Ramasse-miettesqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Lingettes désinfectantesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Réservez l’église et le cimetière avant d’envoyer les invitations, puis confirmez séparément le célébrant et les musiciens.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la cérémonie. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les noms commémoratifs, les besoins alimentaires et le nombre de livrets, de badges et de places nécessaires.
Préparez les éléments nominatifs la veille : intentions de prière, liste des noms, bougies triées et photos commémoratives. Une vérification croisée évite les erreurs lors de l’hommage.
Testez les microphones, les haut-parleurs, le mixeur audio, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Faites l’essai dans la salle où se déroulera la cérémonie, pas seulement sur une table de préparation.
Installez l’accueil, l’espace commémoratif, les tables et les chaises avant l’arrivée des familles. Refroidissez les boissons le jour précédent et prévoyez une personne pour guider les invités vers les places et les bougies.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Commémoration de la Toussaint ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la cérémonie, avec la date, le programme et le lien d’inscription. Prévoyez un rappel 7 à 10 jours avant la date limite.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez le formulaire environ 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les réponses, les besoins alimentaires et le nombre de participants pour le catering et l’installation.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la cérémonie ?: Réservez au moins 2 à 3 heures le jour même pour les chaises, les tables, l’autel, l’espace commémoratif et l’accueil. Ajoutez un test technique de 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités.
Quand préparer les bougies et les photos commémoratives ?: Triez les bougies par nom et rassemblez les cadres photo la veille. Contrôlez ensuite la liste des noms et la disposition finale 1 à 2 heures avant le début de la cérémonie.

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