LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een Allerzielenherdenking organiseren

Een Allerzielenherdenking vraagt om een zorgvuldige planning van viering, namen, muziek en ontvangst. Leg eerst datum, programma, kerk en begraafplaats vast; bevestig daarna voorganger en musici. Werk vervolgens de genodigdenlijst, teksten, kaarsen en herdenkingsfoto’s uit. In de laatste week controleer je de aanmeldingen, dieetwensen, programmaboekjes en techniek. Deze checklist bevat 66 taken en 55 spullen, zodat je stap voor stap naar een rustige herdenking toewerkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Kerk en begraafplaats reserveren

  • Voorganger en musici bevestigen

  • Herdenkingsnamen verzamelen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Online aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Herinnering aan genodigden sturen

  • Teksten voor viering selecteren

    2 personen

  • Muziekprogramma samenstellen

    2 personen

  • Voorbeden en namenlijst drukken

    2 personen

  • Programmaboekjes drukken

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Kaarsen per naam sorteren

    3 personen

  • Herdenkingsfoto's verzamelen

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Stoelen en tafels klaarzetten

    4 personen

  • Altaartafel aankleden

    2 personen

  • Herdenkingshoek inrichten

    3 personen

  • Kaarsen opstellen

    3 personen

  • Bloemstukken plaatsen

    2 personen

  • Geluid en microfoons aansluiten

    2 personen

  • Licht en kaarsveiligheid controleren

    2 personen

  • Programmaboekjes klaarleggen

    2 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Route naar begraafplaats markeren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Programmaboekjes uitdelen

    2 personen

  • Kaarsen aan bezoekers uitreiken

    3 personen

  • Herdenkingsviering begeleiden

    4 personen

  • Namen van overledenen voorlezen

    2 personen

  • Muzikale bijdragen uitvoeren

    4 personen

  • Kaarsen veilig begeleiden

    3 personen

  • Stiltewandeling begeleiden

    4 personen

  • Gedenkplek op begraafplaats openen

    2 personen

  • Bloemen en kaarsen plaatsen

    5 personen

  • Bezoekers naar ontvangst begeleiden

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Dieetvriendelijke hapjes aanwijzen

  • Kaarsen opnieuw aansteken

    2 personen

  • Avondgebed begeleiden

    3 personen

  • Afscheid en sluiting verzorgen

    3 personen

  • Bezoekers veilig uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Kaarsen doven

    3 personen

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval scheiden en afvoeren

    2 personen

  • Tafels en stoelen terugplaatsen

    4 personen

  • Decoratie afnemen

    2 personen

  • Keuken schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten controleren en reinigen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Geleende materialen verzamelen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voedsel veilig bewaren

    2 personen

  • Foto's en namenlijst archiveren

  • Dankberichten versturen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Klaptafelsaantal 12
  • Ontvangsttafel
  • Altaartafel
  • Kapstokkenaantal 3
  • Tafelkledenaantal 12

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Schoteltjesaantal 120
  • Glazenaantal 120
  • Gebaksbordjesaantal 120
  • Theelepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12
  • Waterkannenaantal 8

Decoratie

  • Herdenkingskaarsenaantal 120
  • Theelichthoudersaantal 60
  • Glazen vaasjesaantal 20
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Witte tafellopersaantal 12
  • Herdenkingsbord
  • Fotolijstenaantal 12
  • Foto-ezelaantal 2
  • Lichtslingersaantal 6
  • Lantaarnsaantal 12

Apparatuur

  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstatievenaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Audiomixer
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Powerbanksaantal 4
  • Papierversnipperaar

Verlichting

  • Batterijlantaarnsaantal 10
  • Reservebatterijenaantal 40

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Serveerbladenaantal 8
  • Keukentangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 3
  • Aluminiumfolieaantal 3
  • Vershoudbakkenaantal 12
  • Theedoekenaantal 12
  • Ovenwantenaantal 4
  • Kruimeldievenaantal 2

Schoonmaak

  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Handzeepdispensersaantal 4
  • Desinfectiedoekjesaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Verzamel herdenkingsnamen en foto’s niet pas bij het drukken: houd een sluitingsdatum aan van minimaal 10 dagen vóór de viering. Zo blijven namenlijsten, kaarsen en programmaboekjes gelijk.
  • Plan de techniektest uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer beide draadloze microfoons, luidsprekers, audiomixer, kabels en stekkerdozen op de plek waar ze tijdens de viering staan.
  • Maak de kaarsen per naam klaar voordat de ontvangst begint. Leg ook naamkaartjes, de namenlijst en eventuele voorbeden bij elkaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de herdenking hoeven te zoeken.
  • Stuur genodigden ongeveer 3 dagen vooraf een herinnering met aanvangstijd, locatie en praktische informatie. Verwerk dieetwensen vóór je catering bestelt en tel aangemelde gasten opnieuw.
  • Richt de herdenkingshoek en altaartafel eerst in met foto’s, bloemstukken, lantaarns en kaarsen; zet daarna stoelen en tafels. Houd bij de ontvangsttafel ruimte vrij voor naamkaartjes en programmaboekjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Allerzielenherdenking organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer kerk en begraafplaats dan meteen en bevestig voorganger en musici; plan het verzamelen van namen en foto’s uiterlijk 3 weken voor de viering.
Wanneer moet ik de herdenkingsnamen aanleveren?
Sluit de namenlijst minimaal 10 dagen vóór de herdenking. Je hebt daarna nog tijd om voorbeden, namenlijsten, kaarsen, naamkaartjes en programmaboekjes op elkaar af te stemmen.
Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een Allerzielenherdenking?
Reken op ongeveer 3 uur voor het klaarzetten van ontvangsttafel, stoelen, tafels, altaartafel, herdenkingshoek en catering. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige techniektest en doorloop van het programma.
Wanneer stuur ik een herinnering aan genodigden?
Stuur de herinnering ongeveer 3 dagen vóór de viering. Vermeld daarin de aanvangstijd, kerk of begraafplaats, eventuele ontvangst met koffie en thee en praktische informatie over aanmelden of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!