Allerseelen-Gedenkfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere Kirche und Friedhof frühzeitig. Bestätige Pfarrer und Musiker spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Feier schriftlich, damit Texte und Musik darauf abgestimmt werden können.
• Sammle die Gedenknamen mit einer klaren Frist, zum Beispiel 14 Tage vor der Feier. Prüfe die Schreibweise anschließend zweimal und drucke Fürbitten, Namensliste und Programmhefte nicht erst am Veranstaltungstag.
• Öffne das Online-Anmeldeformular mindestens 3 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Sende 5 bis 7 Tage vor der Feier eine Erinnerung, damit du die Zahl für Catering, Kuchen, Getränke und Sitzplätze verlässlich kennst.
• Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult und Verlängerungskabel vor dem Aufbau mit genau dem Raum, in dem die Feier stattfindet. Lege Ersatzbatterien und eine gedruckte Ablaufkopie am Technikplatz bereit.
• Sortiere Gedenkkerzen nach Namen und richte Gedenktafel, Bilderrahmen, Foto-Ständer und Blumenarrangements am Vortag ein. Kühle Getränke erst kurz vor dem Empfang und plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden mit einem kleinen Helferteam ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Allerseelen-Gedenkfeier planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Kirche, Friedhof, Pfarrer und Musikern. Die Namenssammlung und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor der Feier laufen.

Wann sollte man die Einladungen zur Allerseelen-Gedenkfeier verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Lass das Online-Anmeldeformular bis ungefähr 7 Tage vorher geöffnet und sende 5 bis 7 Tage vor der Feier eine Erinnerung.

Wie viele Stühle und Getränke brauche ich für die Gedenkfeier?

Plane pro bestätigter Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für den Empfang reichen als Richtwert 2 bis 3 Getränke pro Person in der ersten Stunde, abhängig von Dauer und Angebot.

Wann müssen Namensliste, Kerzen und Programmhefte fertig sein?

Schließe die Namensliste 10 bis 14 Tage vorher ab und prüfe sie vor dem Druck zweimal. Sortiere die Gedenkkerzen am Vortag und lege die fertigen Programmhefte spätestens 1 Stunde vor Beginn aus.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst