Schulmusical organisieren: die Checkliste für die Aufführung

Ein Schulmusical braucht neben Proben vor allem einen klaren Ablauf für Bühne, Technik, Kostüme und Publikum. Lege zuerst Termin, Raum, Budget und Verantwortlichkeiten fest, bevor du Einladungen und Ticketverkauf startest. Danach folgen Besetzung, Probenplan, Musik, Licht, Ton, Requisiten und Dekoration. Plane die letzten Tage nicht nur für die Generalprobe ein: Beschriftete Kostüme, getestete Funkmikrofone und ein ausgeschilderter Publikumsweg verhindern am Aufführungstag viele Verzögerungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Vorstellung bestätigen
2 Personen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
Budget und Zahlungsmittel festlegen
2 Personen
Besetzungsliste und Rollen festhalten
3 Personen
Crew und Freiwillige einteilen
3 Personen
Probenplan veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Programm und Besetzungsliste erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken lassen
2 Personen
Dekorentwurf ausarbeiten
4 Personen
Dekorteile herstellen
6 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Kostüme anprobieren und beschriften
4 Personen
Requisiten sammeln
3 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Schallkonzept erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Verkaufsstand vorbereiten
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
Publikumsinformationen veröffentlichen
2 Personen
Technischen Probelauf durchführen
8 Personen
Dekor und Requisiten überprüfen
4 Personen
Ersatzkostüme bereitlegen
2 Personen
Publikumsrouten kontrollieren
3 Personen
Abschlusskontrolle des Ticketverkaufs durchführen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Programme und Tickets sortieren
3 Personen
Dekor und Material bereitstellen
6 Personen

Event

Saalboden und Bühne prüfen
3 Personen
Bühne und Dekor aufbauen
8 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Stühle aufstellen
6 Personen
Eingangstresen einrichten
3 Personen
Cateringtheke einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Kostüme pro Szene bereitlegen
3 Personen
Mikrofone testen
3 Personen
Lichtmodi testen
3 Personen
Musik-Cues testen
2 Personen
Cast und Crew briefen
3 Personen
Publikumsempfang betreuen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Catering ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Hintergrund und Saallichter bedienen
2 Personen
Aufführung begleiten
6 Personen
Requisiten austauschen
3 Personen
Kostümwechsel begleiten
4 Personen
Pausenservice übernehmen
4 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Castfoto und Applausmoment begleiten
3 Personen
Kasse und Einnahmen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Ausrüstung sicher abschalten
3 Personen
Deko abbauen
6 Personen
Requisiten sortieren
3 Personen
Kostüme einsammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
5 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kostüme waschen und zurückbringen
3 Personen
Fotos und Dateien archivieren
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 220
TischeAnz. 12
UmkleideracksAnz. 6
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 10

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Musikplayer
FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
Diaprojektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 10
Dekorative StoffeAnz. 8
KunstpflanzenAnz. 12
Dekorative RahmenAnz. 6
GirlandenAnz. 12
BühnenansagenAnz. 6
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 60
ProgrammhefteAnz. 240

Geschirr

GläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6
EtagerenAnz. 6
ServiettenhalterAnz. 8

Catering

Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
MenükartenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
SnackschalenAnz. 250
KuchmesserAnz. 3
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
HandschuheAnz. 12

Kostüme

KleiderständerAnz. 8
KleiderbügelAnz. 80
KleiderhüllenAnz. 60
SpiegelAnz. 4
KleiderdampferAnz. 2
NähsetsAnz. 4

Requisiten

RequisitentischeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 16
RequisitenetikettenAnz. 80
Dekorative MöbelAnz. 10
HandrequisitenAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6

Tipps

Plane die technische Probe spätestens 7 Tage vor der Aufführung und teste dabei jede Musikdatei, jedes Funkmikrofon sowie Lautsprecher und Monitorspeaker in der tatsächlichen Raumaufteilung.
Beschrifte jedes Kostüm direkt nach der Anprobe mit Name und Rolle. Lege Umkleideracks, Garderobenständer und einen festen Bereich für Rückgabe und Wechsel mindestens 2 Stunden vor Einlass bereit.
Erstelle einen Einlassplan mit Sitzplätzen, Wegweisern und Taschenlampen für Helfer. Hänge Publikumsinformationen spätestens 3 Tage vor der Vorstellung sichtbar am Eingang und online aus.
Bestelle Catering und Verkaufsstand nicht erst am Aufführungstag. Erfasse Ernährungswünsche beim Anmeldeprozess und bestätige die endgültige Menge mindestens 5 Werktage vorher.
Halte einen Notfallkoffer mit Gaffer Tape, Verlängerungskabeln und Ersatzmaterial an der Bühne bereit. Prüfe vor dem Einlass außerdem, ob Dekorplatten, Hintergrundvorhänge und LED-Spots sicher befestigt sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schulmusical organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Aufführung mit Termin, Raum, Budget und Rollen. Technik, Kostüme, Dekoration und Catering sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher konkret bestätigt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Schulmusical starten?: Starte den Ticketverkauf etwa 3 bis 4 Wochen vor der Vorstellung, sobald Termin, Ort und Besetzung feststehen. Schließe die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Sitzplätze und Publikumsinformationen vorbereitet werden können.
Was muss bei der Technik eines Schulmusicals getestet werden?: Plane mindestens eine vollständige technische Probe mit Musikplayer, Laptop, Mischpult, Lautsprechern, Monitorspeakern, Projektor und Licht. Teste jedes Mikrofon und jede Musikdatei einzeln und wiederhole den Ablauf am Aufführungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass.
Wann sollten Kostüme und Requisiten für ein Schulmusical fertig sein?: Sammle Kostüme und Requisiten spätestens 2 Wochen vor der Aufführung ein. Anprobe, Beschriftung und fehlende Teile sollten mindestens 5 Tage vorher erledigt sein, damit die Generalprobe mit vollständiger Ausstattung stattfinden kann.

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