Schoolmusical organiseren: checklist van plan tot voorstelling

Een schoolmusical vraagt meer dan repetities en een podium. Je regelt tegelijk cast, crew, zaal, kaartverkoop, kostuums, decor, techniek en publieksinformatie. Begin met datum, locatie, begroting en rolverdeling; werk daarna toe naar een vast repetitie- en productieplan. In de laatste weken ontstaan de meeste problemen door ontbrekende microfoons, onduidelijke omkleedtijden, niet-gelabelde kostuums of apparatuur die niet is getest. Deze checklist houdt alle onderdelen bij elkaar en laat zien wat eerst moet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en voorstelling bevestigen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Vergunningen en verzekeringen controleren
2 personen
Begroting en betaalmiddelen vastleggen
2 personen
Castlijst en rollen vastleggen
3 personen
Crew en vrijwilligers indelen
3 personen
Repetitierooster publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Programma en castlijst opmaken
2 personen
Programmaboekjes laten drukken
2 personen
Decorontwerp uitwerken
4 personen
Decoronderdelen maken
6 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Kostuums passen en labelen
4 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Geluidsplan maken
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Verkoopbalie voorbereiden
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
2 personen
Technische doorloop houden
8 personen
Decor en rekwisieten controleren
4 personen
Reservekostuums klaarleggen
2 personen
Publieksroutes controleren
3 personen
Eindcontrole kaartverkoop uitvoeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Programma's en tickets sorteren
3 personen
Decor en materiaal klaarzetten
6 personen

Event

Zaalvloer en podium controleren
3 personen
Podium en decor opbouwen
8 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Stoelen opstellen
6 personen
Entreebalie inrichten
3 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums per scène klaarleggen
3 personen
Microfoons testen
3 personen
Lichtstanden testen
3 personen
Muziekcue's testen
2 personen
Cast en crew briefen
3 personen
Publieksontvangst bemannen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Achterdoek en zaallichten bedienen
2 personen
Voorstelling begeleiden
6 personen
Rekwisieten wisselen
3 personen
Kostuumwissels begeleiden
4 personen
Pauzeservice verzorgen
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Castfoto en applausmoment begeleiden
3 personen
Kassa en opbrengst afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen
Decor afbreken
6 personen
Rekwisieten sorteren
3 personen
Kostuums verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
5 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen en terugbrengen
3 personen
Foto's en bestanden archiveren
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 220
Tafelsaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Muziekspeler
Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Diaprojector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 10
Decoratieve doekenaantal 8
Kunstplantenaantal 12
Decoratieve lijstenaantal 6
Slingersaantal 12
Podiumtekstenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Programmaboekjesaantal 240

Servies

Glazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Schenkkanenaantal 6
Etagèresaantal 6
Servettenhoudersaantal 8

Catering

Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Menubordenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Snackbakjesaantal 250
Taartmessenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handschoenenaantal 12

Kostuums

Kledingrekkenaantal 8
Kledinghangersaantal 80
Kledinghoezenaantal 60
Spiegelsaantal 4
Kledingstomersaantal 2
Naaisetjesaantal 4

Rekwisieten

Rekwisietentafelsaantal 4
Opbergkrattenaantal 16
Rekwisietenlabelsaantal 80
Decoratief meubilairaantal 10
Handrekwisietenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 3
Afzetpalenaantal 8
Antislipmattenaantal 6

Tips

Plan vóór de eerste repetitie een technisch overleg waarin je licht, geluid, muziekbestanden, projectie en stroompunten doorneemt. Test draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitorluidsprekers en verlengkabels uiterlijk 7 dagen vóór de voorstelling.
Label elke outfit per speler en scène en maak een aparte rekkenindeling voor de kleedkamer. Reserveer per wissel minstens 5 minuten en wijs voor iedere snelle verkleding één begeleider aan.
Maak de zaalindeling met stoelen, tafels, garderoberekken en verkoopbalie uiterlijk 2 weken vooraf. Houd een vrije doorgang naar uitgang en podium en zet pijlborden op plekken waar bezoekers anders blijven zoeken.
Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit, toegangsprijs, publieksinformatie en betaalwijze zijn vastgesteld. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de voorstelling, zodat de cateringbestelling niet op het laatste moment verandert.
Maak een voorstellingsdagplanning per half uur, inclusief decorwissels, geluidscheck, lichtcheck, ontvangst, pauze, catering en opruimen. Leg zaklampen, gaffer tape, reservekabels en een geprinte castlijst vóór de zaalopenstelling klaar bij de crew.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolmusical organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vóór de voorstelling met datum, locatie, begroting en rollen. Plan de repetities daarna vast en rond kaartverkoop, kostuums, decor en techniek uiterlijk 2 weken vooraf af.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een schoolmusical starten?: Start de kaartverkoop meestal 4 tot 6 weken vóór de voorstelling, zodra zaalcapaciteit en publieksinformatie definitief zijn. Sluit de verkoop enkele dagen vooraf of eerder als de zaalcapaciteit is bereikt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische repetitie?: Reserveer minimaal 3 uur voor een volledige technische repetitie met licht, geluid, muziek, projectie, decorwissels en microfoons. Plan daarnaast op de voorstellingsdag nog 60 tot 90 minuten voor een korte controle.
Wanneer bestel je catering voor een schoolmusical?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vóór de voorstelling, nadat het verwachte bezoekersaantal en de dieetwensen zijn verzameld. Tel op de dag zelf 30 tot 45 minuten voor ontvangst, controle en klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.