Organiser une comédie musicale scolaire, étape par étape

Une comédie musicale scolaire se prépare comme un projet de production : on verrouille d’abord la date, le spectacle et la salle, puis on répartit les rôles avant de lancer les répétitions. Le décor, les costumes, les accessoires et les fichiers musicaux doivent être testés bien avant la représentation. Prévoyez aussi la billetterie, les livrets, l’accueil et les besoins alimentaires, souvent traités trop tard. Le plan ci-dessous vous aide à suivre le bon ordre sans oublier la technique ni les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le spectacle
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Vérifier les permis et les assurances
2 personnes
4
Fixer le budget et les moyens de paiement
2 personnes
5
Définir la liste des rôles et la distribution
3 personnes
6
Répartir l'équipe et les bénévoles
3 personnes
7
Publier le planning des répétitions
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Ouvrir la billetterie
2 personnes
12
Mettre en page le programme et la liste des acteurs
2 personnes
13
Faire imprimer les livrets du programme
2 personnes
14
Élaborer le design du décor
4 personnes
15
Fabriquer les éléments de décor
6 personnes
16
Rassembler les costumes
3 personnes
17
Essayer et étiqueter les costumes
4 personnes
18
Rassembler les accessoires
3 personnes
19
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
20
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
21
Établir le plan sonore
2 personnes
22
Faire les réservations
2 personnes
23
Préparer le comptoir de vente
2 personnes
24
Passer la commande traiteur
2 personnes
25
Publier les informations au public
2 personnes
26
Effectuer la répétition technique
8 personnes
27
Vérifier la décoration et les accessoires
4 personnes
28
Préparer les costumes de rechange
2 personnes
29
Vérifier les parcours du public
3 personnes
30
Effectuer le contrôle final de la billetterie
2 personnes
31
Faire les courses
3 personnes
32
Trier les programmes et les billets
3 personnes
33
Installer le décor et le matériel
6 personnes

Événement

34
Vérifier le sol de la salle et la scène
3 personnes
35
Monter la scène et le décor
8 personnes
36
Installer l’éclairage
3 personnes
37
Raccorder le matériel audio
3 personnes
38
Installer les chaises
6 personnes
39
Aménager le comptoir d’entrée
3 personnes
40
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Aménager les vestiaires
3 personnes
45
Préparer les costumes par scène
3 personnes
46
Tester les microphones
3 personnes
47
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
48
Tester les cues musicales
2 personnes
49
Briefer les acteurs et l’équipe
3 personnes
50
Assurer l’accueil du public
4 personnes
51
Vérifier les billets
3 personnes
52
Distribuer les programmes
2 personnes
53
Servir le service traiteur
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Gérer le fond de scène et les éclairages de salle
2 personnes
56
Animer le spectacle
6 personnes
57
Changer les accessoires
3 personnes
58
Gérer les changements de costume
4 personnes
59
Assurer le service des pauses
4 personnes
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
61
Gérer la photo de la troupe et le moment d’applaudissements
3 personnes
62
Clôturer la caisse et les recettes
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes
64
Démonter le décor
6 personnes
65
Trier les accessoires
3 personnes
66
Rassembler les costumes
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la salle
5 personnes
70
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Laver et rendre les costumes
3 personnes
74
Archiver les photos et les fichiers
2 personnes
75
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 220
Tablesqté 12
Portants de logeqté 6
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Lecteur audio
Microphones sans filqté 8
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 10
Tissus décoratifsqté 8
Plantes artificiellesqté 12
Bordures décorativesqté 6
Guirlandesqté 12
Textes de scèneqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 240

Vaisselle

Verresqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Carafesqté 6
Présentoirs à étagesqté 6
Porte-serviettesqté 8

Catering

Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Panneaux de menuqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Barquettes à snacksqté 250
Couteaux à gâteauqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2
Gantsqté 12

Costumes

Portants à vêtementsqté 8
Cintresqté 80
Housses à vêtementsqté 60
Miroirsqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Kits de coutureqté 4

Accessoires

Tables pour les décorsqté 4
Caisses de rangementqté 16
Étiquettes de décorqté 80
Mobilier décoratifqté 10
Accessoires à la mainqté 30

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 4 à 6 mois avant la représentation. Vérifiez dès cette étape les autorisations, l’assurance, la capacité d’accueil et l’agencement des chaises, tables et espaces de circulation.
Publiez la distribution des rôles et le planning des répétitions avant de fabriquer le décor. Gardez une liste à jour des élèves, des responsables et des disponibilités afin d’éviter les doublons le jour du spectacle.
Testez le son et la lumière dans la salle au moins 2 semaines avant. Vérifiez chaque fichier musical avec l’ordinateur ou le lecteur audio, puis faites un essai avec microphones, table de mixage, haut-parleurs, projecteurs LED et rallonges.
Étiquetez les costumes et accessoires par élève ou par scène après les essayages. Prévoyez un portant de loge, des cintres et une zone clairement séparée pour les éléments déjà utilisés et ceux qui doivent encore entrer en scène.
Ouvrez la billetterie 3 à 4 semaines avant et imprimez les livrets au moins 7 jours avant. Publiez les horaires, l’accès, les informations pratiques et les besoins alimentaires afin que l’accueil ne repose pas sur des décisions prises le soir même.

Questions fréquentes

Quand commencer à préparer une comédie musicale scolaire ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la représentation. Les premières semaines servent à confirmer le spectacle, la date, la salle, le budget, les assurances et les rôles. Gardez les 2 dernières semaines pour les répétitions techniques et les derniers essais.
Combien de temps prévoir pour les répétitions ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines de répétitions régulières, puis une répétition générale complète dans la salle 1 à 2 jours avant. Cette dernière doit inclure les changements de costumes, les entrées, les fichiers musicaux, les micros et les transitions de décor.
Quand ouvrir la billetterie d'une comédie musicale scolaire ?: Ouvrez-la 3 à 4 semaines avant le spectacle, dès que la date, les horaires et le lieu sont définitifs. Arrêtez les réservations quelques jours avant si vous devez préparer une liste d’accueil, des livrets ou un plan de salle.
Que tester avant une représentation scolaire ?: Faites un test complet au moins 2 semaines avant : son, lumière, projection, alimentation électrique, accessoires, costumes et circulation en coulisses. Prévoyez ensuite un contrôle rapide le jour même, environ 3 heures avant l’ouverture des portes.

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