Checklist pour organiser une collecte de charité

Une collecte de charité demande plus qu’une date et une urne à dons. Il faut cadrer l’objectif financier, confirmer l’association bénéficiaire, réserver le lieu, recruter les bénévoles et préparer les moyens de paiement. Cette checklist rassemble 85 tâches et 77 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Elle couvre aussi les oublis fréquents : permis, besoins alimentaires, lots de tombola, articles d’enchères et matériel audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Confirmer l’association caritative
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Rassembler les prix de la tombola
3 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Publier le programme et les horaires
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion à l'école
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander auprès des fournisseurs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Créer un QR code pour les dons
Créer les numéros de lot et les tickets
2 personnes
Établir la liste de la vente aux enchères et les prix
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer le plan du lieu
2 personnes
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Étiqueter les lots de tombola
2 personnes
Étiqueter les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les postes de jeu
4 personnes
Aménager la table des enchères
2 personnes
Installer la table de tombola
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
Vendre des billets de tombola
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Présenter la vente aux enchères
2 personnes
Enregistrer les paiements de la vente aux enchères
2 personnes
Tirer la tombola
2 personnes
Remettre les prix aux gagnants
2 personnes
Annoncer le montant final
Traiter les derniers dons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Mettre l'argent en sécurité
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer les salles
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Gérer les recettes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
plateauxqté 8
Porte-serviettesqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 15
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Guirlandes en papierqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 4

Catering

Boîtes à donsqté 4
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Panneaux QR codeqté 6
Paniers de billetsqté 2
Tirer au sort les ticketsqté 6
Marteau d’enchères
Étiquettes de prixqté 60
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Sets de stylosqté 12
Presse-papiersqté 8
Brochures d’informationqté 150
Blocs-notesqté 10
Urne de tombola
Sets de matériel de jeuqté 6
Tables des prixqté 2
Chemises de présentationqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 4
Courses

Conseils

Fixez d’abord l’objectif de collecte et le rendement attendu, puis construisez le budget autour de ce montant. Prévoyez séparément les recettes des dons, de la tombola, de la vente aux enchères et des sponsors.
Réservez le lieu avant de publier la date. Vérifiez au moins 4 points : capacité, salles disponibles, horaires d’accès et éventuelles exigences de permis.
Ne laissez pas les lots de tombola et les articles d’enchères pour la dernière semaine. Établissez une liste avec chaque lot, son numéro, sa valeur indicative et la personne chargée de le récupérer.
Pour les dons, préparez au moins 2 modes de paiement et testez le QR code avant l’événement. Imprimez aussi les numéros de lot, les tickets et les consignes afin que les bénévoles puissent répondre rapidement.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, plutôt que de créer une liste générale. Prévoyez des responsables pour l’accueil, les paiements, la tombola, les enchères, le buffet et le rangement, avec le déroulé imprimé sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte de charité ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’association, contacter les sponsors, obtenir les lots et lancer les inscriptions sans tout concentrer dans les derniers jours.
Que faut-il préparer pour une tombola caritative ?: Préparez les lots, leurs numéros, les tickets, les règles de participation et le mode de remise des prix. Finalisez la liste au moins 7 jours avant la collecte pour pouvoir imprimer les supports et informer les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte de charité ?: Pour une petite collecte, prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les paiements, 1 pour la tombola ou les enchères et 2 pour le buffet et le rangement. Ajoutez des personnes si plusieurs salles ou activités fonctionnent en même temps.
Quand faut-il publier le programme de la collecte ?: Publiez les horaires dès que le lieu, les activités et les principaux temps forts sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Réimprimez ensuite le déroulé pour l’équipe et les bénévoles le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.