Benefizaktion organisieren: die Checkliste für deine Planung

Eine Benefizaktion braucht mehr als ein gutes Spendenziel: Raum, Genehmigungen, Helfer, Programm und Zahlungswege müssen rechtzeitig zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Zielsetzung über Sponsoren, Verlosung und Auktion bis zum Ablauf am Veranstaltungstag. Plane Anmeldungen und Ernährungswünsche früh ein und lege Zuständigkeiten schriftlich fest. So bleiben kurz vor Beginn vor allem die praktischen Kontrollen übrig – etwa Technik, Losnummern, Spenden-QR-Code und das ausgedruckte Drehbuch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
Budget erstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Preise für die Verlosung sammeln
3 Personen
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
Programm und Zeiten veröffentlichen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung an der Schule starten
3 Personen
Social-Media-Beiträge posten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferanten bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
QR-Code für Spenden erstellen
Losnummern und Gutscheine erstellen
2 Personen
Auktionsliste und Preise erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Geländeplan erstellen
2 Personen
Technik vorab testen
2 Personen
Verlosungspreise beschriften
2 Personen
Auktionsartikel beschriften
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Spielstationen aufbauen
4 Personen
Auktionstisch einrichten
2 Personen
Verlosungstisch einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Empfangstheke besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
Lose verkaufen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Müll zwischendurch leeren
2 Personen
Versteigerung präsentieren
2 Personen
Auktionszahlungen erfassen
2 Personen
Verlosung ziehen
2 Personen
Preise an die Gewinner geben
2 Personen
Endbetrag bekanntgeben
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Geld sicher aufbewahren
2 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
Räume reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Erlös abrechnen
2 Personen
Dankesnachricht senden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
TablettsAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 15
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
PapiergirlandenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 8
TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

SpendendosenAnz. 4
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
QR-Code-SchilderAnz. 6
LosboxenAnz. 2
Lose rollenAnz. 6
Auktionshammer
PreisschilderAnz. 60
ArmbänderAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StiftesetsAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
InformationsbroschürenAnz. 150
NotizblöckeAnz. 10
Tombola
Spielmaterial-SetsAnz. 6
PreistischeAnz. 2
PräsentationsmappenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
MülltrennbehälterAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Lege Ziel und Ergebnis zuerst fest und halte eine konkrete Spendensumme oder ein messbares Ergebnis fest. Bestätige die Wohltätigkeitsorganisation, bevor du Einladungen und Werbung veröffentlichst.
Prüfe Genehmigungen und reserviere Location sowie Räume möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, wo Buffet, Bar, Auktion, Lautsprecher und Abfallbehälter stehen.
Sammle Preise für die Verlosung und Auktionsartikel nicht erst kurz vor der Aktion. Erstelle daraus eine Liste mit Artikel, Spender, Start- oder Lospreis und zuständiger Person.
Plane freiwillige Helfer in Schichten ein und teile Aufgaben wie Einlass, Spendenannahme, Buffet, Technik und Aufräumen zu. Für jede Schicht sollte mindestens eine Vertretung erreichbar sein.
Teste den Spendenweg spätestens 48 Stunden vorher: Funktionieren QR-Code und Zahlungsart, liegen Losnummern und Gutscheine bereit und ist die Auktionsliste gedruckt? Prüfe außerdem Mikrofon, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizaktion planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Genehmigungen, Wohltätigkeitsorganisation, Sponsoren, Programm und Helfer realistisch koordinieren.
Wie viele Helfer braucht eine Benefizaktion?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich und zusätzlich eine Reserve ein. Bei Einlass, Buffet, Spenden, Technik, Verlosung und Aufräumen sind damit oft 8 bis 12 Helfer sinnvoll.
Wann sollte man Einladungen für eine Benefizaktion verschicken?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss rund 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und benötigte Mengen prüfen kannst.
Wann sollte der Spenden-QR-Code getestet werden?: Teste ihn spätestens 48 Stunden vor Beginn mit einem echten Smartphone und der vorgesehenen Zahlungsart. Drucke zusätzlich mehrere Exemplare aus und platziere sie an Einlass, Spendentisch und Buffet.

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