Acción benéfica: checklist para organizarla paso a paso

Organizar una acción benéfica requiere coordinar el programa, el dinero y muchas tareas pequeñas que suelen quedarse para el final. Empieza por fijar el objetivo de recaudación, la fecha y el lugar; después confirma los permisos, la organización benéfica y el presupuesto. Cuando el programa esté cerrado, gestiona invitaciones, inscripciones, patrocinadores, premios y voluntarios. Esta checklist reúne 85 tareas y 77 artículos para que puedas avanzar en el orden adecuado y llegar al día del evento con responsables y materiales asignados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Confirmar la organización benéfica
Elaborar presupuesto
2 personas
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Recopilar premios para la rifa
3 personas
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
Publicar el programa y los horarios
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Iniciar la promoción en la escuela
3 personas
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Contratar proveedores
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Elegir el método de pago para las donaciones
2 personas
Crear código QR para donaciones
Crear números de sorteo y vales
2 personas
Hacer la lista de subasta y los premios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Crear el plano del recinto
2 personas
Probar la técnica con antelación
2 personas
Etiquetar los premios de la rifa
2 personas
Etiquetar los artículos de la subasta
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Preparar los puestos de juego
4 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Montar la mesa de la rifa
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
Colocar carteles y señalización
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Dar la bienvenida
Coordinar las actividades del juego
6 personas
Vender boletos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Vaciar la basura durante el evento
2 personas
Presentar la subasta
2 personas
Registrar los pagos de la subasta
2 personas
Sortear la rifa
2 personas
Entregar los premios a los ganadores
2 personas
Anunciar el importe final
Procesar las donaciones finales
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Guardar el dinero de forma segura
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Empaquetar alimentos de forma segura
2 personas
Limpiar las salas
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Transferir el importe de la donación
2 personas
Registrar los ingresos
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento
2 personas
Publicar los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 130
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
bandejascant. 8
Porta-servilletascant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Abrebotellascant. 4
Termoscant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 15
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Guirnaldas de papelcant. 8
Pizarrascant. 8
Números de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 4

Catering

Cajas de donacionescant. 4
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Datáfonoscant. 2
Carteles con código QRcant. 6
Botes para papeletascant. 2
Tirar de las papeletascant. 6
Martillo de subasta
Etiquetas de preciocant. 60
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Juego de bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 8
Folletos informativoscant. 150
Bloc de notascant. 10
Caja de tómbola
Sets de material de juegocant. 6
Mesas de premioscant. 2
Carpetas de presentacióncant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papelcant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Compras

Consejos

Define el objetivo económico antes de anunciar el evento y separa los ingresos previstos por entradas, donaciones, rifa y subasta. Así sabrás cuánto necesitas recaudar y qué gastos puedes asumir.
Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de enviar invitaciones. Comprueba los requisitos de permiso con antelación y deja al menos 2 semanas para resolver cualquier trámite pendiente.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Usa ese recuento para ajustar las compras y el servicio de comida.
Asigna cada voluntario a una tarea concreta y prepara un plan de trabajo impreso. Para una acción con rifa, subasta y donaciones, nombra responsables distintos para los premios, los pagos y el código QR.
Revisa el material al menos 48 horas antes: mesas, sillas, vajilla reutilizable, cafeteras, neveras portátiles, altavoces, micrófono, cables y regletas. El día anterior, comprueba también que los números de sorteo, los vales y la lista de premios estén impresos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una acción benéfica?: Reserva entre 6 y 8 semanas para una acción benéfica con programa, patrocinadores, rifa y subasta. Durante la primera semana fija el objetivo, la fecha, el lugar y la organización beneficiaria; deja las últimas 48 horas para revisar materiales y responsables.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una acción benéfica?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades de comida.
¿Cómo organizar las donaciones en una acción benéfica?: Elige un método de pago antes de empezar la promoción y crea el código QR con al menos 2 semanas de margen. Coloca el QR en la entrada, las mesas y el material impreso, y asigna a una persona para comprobar los pagos durante el evento.
¿Cuándo hay que conseguir los premios de la rifa y la subasta?: Empieza a contactar con patrocinadores entre 4 y 6 semanas antes y cierra la lista de premios como mínimo 10 días antes. Después prepara los números de sorteo, los vales y una lista visible con cada artículo y sus condiciones.

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