Checklist pour organiser une cérémonie de réouverture

Une cérémonie de réouverture demande de coordonner les invités, le programme, le traiteur et la technique dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le déroulé et la liste des invités, puis laissez assez de temps pour les inscriptions et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les quantités, récupérer les fleurs et le catering, tester les micros et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble 81 tâches et 54 fournitures pour suivre chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le catering
Commander des fleurs
Réserver le photographe
Choisir la musique du programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et le toast
Préparer le discours
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Communiquer le nombre définitif d'invités
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les fleurs
Récupérer le catering
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Préparer le matériel
2 personnes
Dégager l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables du buffet
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le matériel de présentation
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Approvisionner le buffet et le bar
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Gérer le vestiaire
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
Lancer la musique d’ambiance
Annoncer l'ouverture
Prononcer le mot de bienvenue
Expliquer la réouverture
Couper le ruban
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Animer la visite guidée
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les plats diététiques
Fournir la musique
Rassembler les verres sales
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles
Prononcer le mot d’adieu
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
Refroidir le catering restant
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
Inventorier le matériel
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter le matériel de restauration
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables de buffetqté 4
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 80
Porte-manteauxqté 2
Jupes de tableqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à eauqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 90
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Écran
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Ciseauxqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Ruban pour la cérémonieqté 5
Ciseaux pour ruban
Vases à fleursqté 8
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 8
Panneaux d’orientationqté 8
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de confirmer le nombre final au traiteur. Prévoyez une relance quelques jours avant la date limite de réponse.
Ne gardez pas le discours, le toast et le choix musical pour la dernière semaine. Faites confirmer les intervenants, puis imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires pour l’accueil et la régie.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et l’écran sur place avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises nécessaires.
Préparez l’accueil avec la table de réception, les badges nominatifs et les panneaux de direction. Placez les porte-manteaux et les indications avant l’ouverture des portes, pas pendant l’arrivée des premiers invités.
Le jour même, récupérez les fleurs et le catering, mettez immédiatement les produits réfrigérés au frais et prévoyez les glacières, glaçons, machines à café et thermos. Vérifiez les prévisions météo avant d’installer les espaces extérieurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie de réouverture ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités au traiteur ?: Communiquez le nombre définitif 5 à 7 jours avant la cérémonie, selon les conditions du traiteur. Gardez la liste des inscriptions à jour jusqu’à cette confirmation.
Que faut-il tester pour la technique avant la réouverture ?: Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et l’écran au moins 24 heures avant. Faites un essai avec le déroulé complet pour repérer les problèmes de câbles, de son ou de présentation.
Quand préparer les badges et les panneaux de direction ?: Préparez les badges nominatifs et les panneaux 2 à 3 jours avant la cérémonie. Installez-les le jour même avant l’arrivée des invités, avec la table de réception et les indications vers le buffet et la salle.

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