Checkliste für eine gelungene Wiedereröffnungszeremonie

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest, bevor du Einladungen verschickst. Für Redner, Fotograf und Catering solltest du mehrere Wochen Vorlauf einplanen, besonders wenn die Zeremonie an einem festen Wochentag stattfinden muss.
• Bitte bei der Anmeldung nicht nur um eine Zusage, sondern erfasse auch Ernährungswünsche. Melde dem Catering die endgültige Gästezahl spätestens wenige Tage vor der Veranstaltung und plane dabei eine kleine Reserve ein.
• Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Bildschirm mindestens einmal vorab und noch einmal am Veranstaltungstag. Lege das ausgedruckte Drehbuch und alle Reden an einem festen Platz am Empfangstisch bereit.
• Stelle Empfangstisch, Buffetische, Bistrotische und Stühle nach dem geplanten Ablauf auf. Namensschilder und Wegweiser sollten vor dem Eintreffen der Gäste sichtbar angebracht sein, damit niemand nach Anmeldung, Garderobe oder Saal suchen muss.
• Kühle Getränke und andere Kühlprodukte rechtzeitig und hole Blumen sowie Catering nicht erst kurz vor Beginn ab. Reserviere für Aufbau, gründliche Reinigung und das Bereitstellen von Geschirr, Servierbesteck und Technik jeweils feste Zeitfenster.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wiedereröffnungszeremonie planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor der Zeremonie verschickt werden, damit Zu- und Absagen noch bearbeitet werden können.

Wann muss das Catering für die Wiedereröffnung bestellt werden?

Reserviere das Catering möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 3 bis 5 Tage vorher mitteilen.

Was braucht man für die Technik einer Wiedereröffnungszeremonie?

Für Reden und Programmpunkte brauchst du mindestens Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie Laptop und Bildschirm. Führe einen vollständigen Techniktest 1 bis 2 Tage vorher durch und halte Verlängerungskabel als Reserve bereit.

Wann sollte man die Blumen und das Catering abholen?

Plane die Abholung am Veranstaltungstag mit mindestens 60 bis 90 Minuten Puffer vor dem Empfang. Blumen, Speisen, Kühlboxen und Eiswürfel müssen danach direkt an ihren vorgesehenen Platz beziehungsweise in die Kühlung gebracht werden.

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