Checklist para organizar tu ceremonia de reapertura

Una ceremonia de reapertura combina protocolo, invitados, catering y una parte técnica que debe funcionar a la primera. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerrados con antelación los ponentes, el brindis y las inscripciones. Durante la última semana tendrás que confirmar el número definitivo de asistentes, probar el sonido y preparar la señalización. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo hasta el montaje y la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Reservar el catering
Encargar flores
Reservar fotógrafo
Elegir música para el programa
2 personas
Confirmar a los ponentes y el brindis
Preparar el discurso
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer carteles de ruta
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar el número definitivo de invitados
Hacer la compra
2 personas
Recoger flores
Recoger el catering
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Enfriar los productos refrigerados
Preparar los materiales
2 personas
Despejar la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar mesas de buffet
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colocar los carteles de nombre
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar el material de presentación
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reabastecer el buffet y el bar
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar los baños
Dar la reunión informativa al equipo
4 personas

Evento

Abrir la entrada
2 personas
Registrar a los invitados
2 personas
Gestionar el guardarropa
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Acompañar a los invitados al salón
2 personas
Poner música de fondo
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida
Explicar la reapertura
Cortar la cinta
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Guiar la visita
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir los platos de dieta
Proporcionar la música
Recoger vasos sucios
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
Pronunciar el discurso de despedida
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger el buffet
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
Inventariar materiales
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver el material de catering
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Enviar mensaje de agradecimiento
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 2
Faldones para mesascant. 6

Vajilla

Copas de vinocant. 90
Vasos para aguacant. 90
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 90
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 90
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Pantalla
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Tijerascant. 3
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Cinta para la ceremoniacant. 5
Tijeras para cinta
Jarrones de florescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 80
Números de mesacant. 8
Carteles de rutacant. 8
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de recepción, los discursos, el brindis y el momento exacto de la reapertura para que puedas coordinar catering, música y técnica.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y comunica el número definitivo al catering cuando falten entre 3 y 5 días. Así evitas improvisar platos o cantidades el mismo día.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, pantalla, cables y regletas. Prueba también el discurso y la música desde el lugar donde hablarán los ponentes.
Prepara las tarjetas con nombres, los carteles de ruta y el plan de trabajo antes del día del evento. Coloca la mesa de recepción y los percheros de forma que el acceso quede despejado desde la llegada.
Reserva tiempo para las tareas que suelen quedarse para el final: limpiar a fondo, enfriar los productos refrigerados, recoger flores y catering, y preparar los materiales. El día anterior deja listas las bandejas, cubiteras, termos y máquinas de café.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo enviar las invitaciones para una ceremonia de reapertura?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la ceremonia. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y confirma después el número definitivo con el catering.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?: Comunícalo entre 3 y 5 días antes del evento, una vez revisadas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Guarda una pequeña lista de cambios de última hora para la recepción.
¿Cuándo probar la técnica de una ceremonia de reapertura?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve al abrir el espacio. Verifica especialmente los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la pantalla, el portátil y las conexiones eléctricas.
¿Qué hay que preparar el día antes de la reapertura?: Deja terminado el montaje básico, limpia el lugar, prepara los materiales, enfría los productos refrigerados y organiza la señalización. También conviene dejar listos el discurso, las tarjetas con nombres y el plan de trabajo.

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