Checklist pour organiser une cérémonie de remise des prix

Une cérémonie de remise des prix réussie repose sur un déroulé précis, pas seulement sur de beaux trophées. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : date, lieu, catégories, jury, invités, restauration et programme. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés, comme les certificats imprimés, les besoins alimentaires, les textes de présentation et les tests techniques. Utilisez-la pour suivre les 73 tâches du plan et vérifier les 68 éléments nécessaires avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer définitivement le lieu
Définir les catégories et les prix
3 personnes
Définir les membres du jury
Rassembler les nominés
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Faire le briefing du jury
3 personnes
Établir le formulaire des gagnants
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Envoyer un rappel aux invités
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Réserver le catering
Commander des boissons et des courses
Commander les prix et les trophées
Concevoir les certificats
Imprimer les certificats
2 personnes
Créer les diapositives de présentation
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
Sélectionner la musique du programme
Briefer l’animateur
2 personnes
Répéter la remise des prix
4 personnes
Tester le matériel technique
3 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Numéroter et préparer les récompenses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Établir le plan de table
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre les récompenses en valeur
2 personnes
Trier les certificats
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer la présentation
Instruire l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Lancer la présentation et la vidéo
2 personnes
Remettre les trophées
4 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Fournir la musique
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables rondes de dînerqté 12
Chaisesqté 130
Scène
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 140
Assiettes à dessertqté 140
Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 160
Verres à champagneqté 140
Couverts de dînerqté 140
Couverts de serviceqté 30

Décoration

Chemins de tableqté 12
Décorations de tableqté 12
Compositions floralesqté 12
Bâche de fond
Bannière avec logoqté 2
Arches de ballonsqté 2
Numéros de tableqté 12
Numéros de vestiaireqté 150

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Appareil photo
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à glaceqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 8

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Formulaires d’inscriptionqté 150
Stylos de comptoirqté 12
Jetons de vestiaireqté 150
Brochures du programmeqté 150

Remise des prix

Récompensesqté 18
Présentoirs à trophéesqté 18
Certificatsqté 40
Classeurs de certificatsqté 40
Enveloppesqté 50
Cartes de présentationqté 30

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 6
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 semaines à l’avance. Confirmez ensuite le lieu avant d’envoyer les invitations, car la capacité détermine le nombre de tables, de chaises et d’invités.
Donnez au jury une échéance ferme pour ses décisions, idéalement 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les gagnants, les certificats, les trophées et les diapositives.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis arrêtez la liste définitive des invités 7 à 10 jours avant l’événement. Transmettez ce chiffre au traiteur et prévoyez les boissons en conséquence.
Ne limitez pas la répétition à la remise des prix : faites passer chaque intervenant sur scène avec son texte, son micro et la musique prévue. Une répétition complète 2 à 3 jours avant permet de repérer les transitions trop longues.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs avant l’arrivée des invités. Préparez aussi une version locale des présentations et des certificats imprimés en réserve.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie de remise des prix ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai permet de confirmer le lieu, de constituer le jury, d’ouvrir les inscriptions et de commander les trophées sans urgence.
Quand envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Fermez les inscriptions environ 10 jours avant, puis envoyez un rappel aux invités 5 à 7 jours avant avec l’horaire et les informations pratiques.
Combien de temps prévoir pour une cérémonie de remise des prix ?: Prévoyez généralement 90 minutes à 2 heures pour le programme, selon le nombre de catégories et de gagnants. Ajoutez au moins 30 minutes pour l’accueil et les échanges autour du buffet ou des boissons.
Quand commander les trophées et les certificats ?: Commandez les trophées au moins 4 semaines avant l’événement, surtout s’ils nécessitent une personnalisation. Imprimez les certificats après la validation définitive des gagnants, idéalement 7 jours avant la cérémonie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.