Checklist voor een goed georganiseerde awardceremonie

Een awardceremonie bestaat uit meer dan genomineerden en een presentator. Je moet de jury op tijd briefen, winnaars discreet verwerken, certificaten en trofeeën klaarzetten en de techniek meerdere keren testen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar gasten, catering en het draaiboek. Deze checklist helpt je de 73 taken en 68 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken, zodat de prijsuitreiking zelf rustig en strak verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie definitief bevestigen
Categorieën en prijzen bepalen
3 personen
Juryleden vastleggen
Genomineerden verzamelen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Jurybriefing uitvoeren
3 personen
Winnaarsformulier opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Herinnering aan gasten sturen
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Catering reserveren
Dranken en boodschappen bestellen
Awards en trofeeën bestellen
Certificaten ontwerpen
Certificaten afdrukken
2 personen
Presentatieslides maken
2 personen
Presentatieteksten schrijven
2 personen
Muziek voor programma selecteren
Presentator briefen
2 personen
Prijsuitreiking repeteren
4 personen
Technische apparatuur testen
3 personen
Leveringen controleren
2 personen
Awards nummeren en klaarzetten
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Registratielijst afdrukken
Tafelschikking maken
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podium en spreekplek opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Awards uitstallen
2 personen
Certificaten sorteren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
Lichtplan instellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Welkomstteam instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Gasten registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Presentatie en video afspelen
2 personen
Awards uitreiken
4 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Muziek verzorgen
Dessert serveren
3 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Huurmaterialen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Ronde dinertafelsaantal 12
Stoelenaantal 130
Podium
Spreektafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 140
Dessertbordenaantal 140
Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 160
Champagneglazenaantal 140
Dinerbestekaantal 140
Serveerbestekaantal 30

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Achterwanddoek
Logobanneraantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelnummersaantal 12
Garderobenummersaantal 150

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Fotocamera
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
IJsboxenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Registratieformulierenaantal 150
Baliepennenaantal 12
Garderobekaartjesaantal 150
Programmafoldersaantal 150

Prijsuitreiking

Awardsaantal 18
Awardstandaardsaantal 18
Certificatenaantal 40
Certificaatmappenaantal 40
Enveloppenaantal 50
Presentatiekaartenaantal 30

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan uiterlijk 6 weken vooraf de categorieën, prijzen, juryleden en genomineerden. Zo blijft er tijd over voor de jurybriefing en het verzamelen van ontbrekende nominatiegegevens.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan en verstuur 7 dagen vooraf een herinnering. Vraag in dezelfde communicatie naar dieetwensen, zodat de definitieve gastenlijst en cateringbestelling op tijd klaar zijn.
Bestel awards, trofeeën en drukwerk minimaal 3 weken vooraf. Controleer certificaten op namen en categorieën en leg winnaarsformulieren klaar voordat de repetitie begint.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons minstens 2 keer: eerst tijdens de voorbereiding en opnieuw op de locatie. Neem voor elke spreker een alternatief microfoon- of presentatiescenario op in het draaiboek.
Plan de repetitie van de prijsuitreiking uiterlijk 1 dag vooraf. Loop per categorie de opkomst, presentatietekst, muziek, uitreiking en terugkeer naar de zitplaats door; houd de trofeeën daarbij in dezelfde volgorde als het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een awardceremonie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, programma, categorieën, prijzen en jury vast; reserveer daarna catering en bestel de awards.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een awardceremonie?: Stuur de uitnodigingen zodra de locatie en het programma definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur 7 dagen voor de ceremonie een herinnering en sluit de definitieve gastenlijst ongeveer 5 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een jurybriefing?: Plan een briefing van 45 tot 60 minuten en voer die uiterlijk 2 weken voor de ceremonie uit. Bespreek per categorie de beoordelingscriteria, stemprocedure, deadlines en de manier waarop winnaars worden aangeleverd.
Wanneer moet je de techniek van een awardceremonie testen?: Test alle apparatuur minimaal 2 keer: een eerste volledige test enkele dagen vooraf en een tweede test op de locatie, uiterlijk 2 uur voor aanvang. Controleer vooral presentatieslides, microfoons, speakers, muziek en de zichtbaarheid van het projectiescherm.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.