Organiser une cérémonie de remise des prix, étape par étape

Une cérémonie de remise des prix réussie repose sur un déroulé préparé longtemps à l’avance. Commencez par fixer la date, le lieu, les catégories et la composition du jury, puis avancez vers les invitations, les trophées et le programme. Les dernières semaines servent à confirmer les invités, le traiteur et les besoins techniques. Prévoyez ensuite une répétition complète : c’est souvent là que l’on repère les textes trop longs, les certificats manquants ou les problèmes de son et de projection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer définitivement le lieu
3
Définir les catégories et les prix
3 personnes
4
Définir les membres du jury
5
Rassembler les nominés
2 personnes
6
Préparer le briefing du jury
7
Faire le briefing du jury
3 personnes
8
Établir le formulaire des gagnants
9
Concevoir les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
12
Envoyer un rappel aux invités
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
15
Réserver le catering
16
Commander des boissons et des courses
17
Commander les prix et les trophées
18
Concevoir les certificats
19
Imprimer les certificats
2 personnes
20
Créer les diapositives de présentation
2 personnes
21
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
22
Sélectionner la musique du programme
23
Briefer l’animateur
2 personnes
24
Répéter la remise des prix
4 personnes
25
Tester le matériel technique
3 personnes
26
Vérifier les livraisons
2 personnes
27
Numéroter et préparer les récompenses
2 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
29
Imprimer la liste d'inscription
30
Établir le plan de table
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Mettre les récompenses en valeur
2 personnes
38
Trier les certificats
2 personnes
39
Monter le buffet traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Raccorder la sonorisation
2 personnes
43
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
44
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
45
Tester les microphones
2 personnes
46
Préparer la présentation
47
Instruire l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

48
Accueillir les invités
4 personnes
49
Enregistrer les invités
3 personnes
50
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
51
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
54
Lancer la présentation et la vidéo
2 personnes
55
Remettre les trophées
4 personnes
56
Photographier les gagnants
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Servir le dîner
5 personnes
60
Fournir la musique
61
Servir le dessert
3 personnes
62
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

63
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Trier les déchets
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Rassembler le matériel de location
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger les provisions restantes
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables rondes de dînerqté 12
Chaisesqté 130
Scène
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 140
Assiettes à dessertqté 140
Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 160
Verres à champagneqté 140
Couverts de dînerqté 140
Couverts de serviceqté 30

Décoration

Chemins de tableqté 12
Décorations de tableqté 12
Compositions floralesqté 12
Bâche de fond
Bannière avec logoqté 2
Arches de ballonsqté 2
Numéros de tableqté 12
Numéros de vestiaireqté 150

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Appareil photo
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à glaceqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 8

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Formulaires d’inscriptionqté 150
Stylos de comptoirqté 12
Jetons de vestiaireqté 150
Brochures du programmeqté 150

Remise des prix

Récompensesqté 18
Présentoirs à trophéesqté 18
Certificatsqté 40
Classeurs de certificatsqté 40
Enveloppesqté 50
Cartes de présentationqté 30

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 6
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Fixez les catégories, les critères et les membres du jury avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez ensuite un briefing écrit et un formulaire unique pour recueillir les gagnants.
Envoyez les invitations dès que le lieu et le programme sont confirmés, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant la cérémonie. Demandez les besoins alimentaires avant d’établir la liste définitive.
Commandez les trophées, certificats et éléments de scène assez tôt pour garder une marge en cas de correction. Vérifiez les noms, les catégories et l’ordre de remise avant l’impression.
Construisez le programme avec des durées précises : accueil, discours, remise, photos et buffet. Rédigez les textes de présentation et transmettez-les à l’animateur au moins une semaine avant l’événement.
Organisez un test technique et une répétition complète quelques jours avant : vérifiez les microphones sans fil, le vidéoprojecteur, l’écran, les diapositives et la musique dans l’ordre exact du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une cérémonie de remise des prix ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, le jury et les catégories, d’envoyer les invitations, de commander les trophées et de préparer une répétition technique.
Quand envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la cérémonie, dès que la date, le lieu et le programme sont stabilisés. Envoyez un rappel 7 à 10 jours avant et recueillez les besoins alimentaires à ce moment-là.
Quand commander les trophées et les certificats ?: Lancez la commande au moins 4 semaines avant l’événement, après validation des catégories et des noms. Gardez plusieurs jours pour corriger les erreurs et imprimer les certificats définitifs.
Faut-il répéter une cérémonie de remise des prix ?: Oui, prévoyez une répétition complète 2 à 5 jours avant. Faites passer l’animateur, les intervenants et les présentations dans l’ordre réel, puis testez le son, la projection et la musique.

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