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Preisverleihung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Preisverleihung wirkt erst dann reibungslos, wenn Programm, Jury, Gäste und Technik früh genug zusammenpassen. Lege zuerst Kategorien, Preise und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder die Präsentation erstellst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Auszeichnungen und die Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste führt dich durch die 73 Aufgaben und 68 benötigten Dinge – in einer Reihenfolge, die Last-Minute-Probleme reduziert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort endgültig bestätigen

  • Kategorien und Preise festlegen

    3 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Nominierte sammeln

    2 Personen

  • Jurybriefing vorbereiten

  • Jurybriefing durchführen

    3 Personen

  • Gewinnerformular erstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Getränke und Einkäufe bestellen

  • Preise und Trophäen bestellen

  • Zertifikate gestalten

  • Zertifikate drucken

    2 Personen

  • Präsentationsfolien erstellen

    2 Personen

  • Präsentationstexte schreiben

    2 Personen

  • Musik für das Programm auswählen

  • Moderator briefen

    2 Personen

  • Preisverleihung proben

    4 Personen

  • Technische Geräte testen

    3 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Preise nummerieren und bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungsliste drucken

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Rednerbereich aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Auszeichnungen ausstellen

    2 Personen

  • Zertifikate sortieren

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Lichtplan einstellen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Welcome-Team einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Eröffnungsrede moderieren

    2 Personen

  • Präsentation und Video abspielen

    2 Personen

  • Auszeichnungen überreichen

    4 Personen

  • Gewinner fotografieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Musik organisieren

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Mietmaterialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 2
  • Runde EsstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 130
  • Bühne
  • Rednertisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 140
  • DesserttellerAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 140
  • WassergläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 160
  • ChampagnergläserAnz. 140
  • Besteck für das AbendessenAnz. 140
  • ServierbesteckAnz. 30

Dekoration

  • TischläuferAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • Rückwandtuch
  • LogobannerAnz. 2
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischnummernAnz. 12
  • GarderobennummernAnz. 150

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • Präsentationsklicker
  • Fotokamera
  • PowerbanksAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 3

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 2
  • Staubsauger

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 150
  • BadgehalterAnz. 150
  • RegistrierungsformulareAnz. 150
  • TresenstifteAnz. 12
  • GarderobenmarkenAnz. 150
  • ProgrammhefteAnz. 150

Preisverleihung

  • AuszeichnungenAnz. 18
  • AwardständerAnz. 18
  • ZertifikateAnz. 40
  • ZertifikatsmappenAnz. 40
  • UmschlägeAnz. 50
  • PräsentationskartenAnz. 30

Sicherheit

  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • WarnschilderAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Tipps

  • Lege Programm und Zeitplan mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Plane neben den Laudatios auch Zeit für Einlass, Buffet, Fotos und kurze Übergänge zwischen den Kategorien ein.
  • Schließe die Gästeliste spätestens 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestelle Catering, Getränke sowie Geschirr erst auf Grundlage dieser Zahl.
  • Bestelle Preise, Trophäen und Zertifikate nicht erst nach der Nominierung. Rechne für Gestaltung, Druck und Lieferung mindestens 3 Wochen ein und halte eine Ersatzurkunde bereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam mit der Präsentation. Prüfe außerdem Ersatzakkus, Adapter und die Position der Mikrofonständer.
  • Plane eine vollständige Probe mit Moderation, Musik und Präsentationsfolien spätestens am Vortag. Dabei fallen fehlende Texte, falsche Reihenfolgen und zu lange Übergänge deutlich früher auf als am Abend selbst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kategorien und Jury. Für Einladungen, Nominierungen, Auszeichnungen und Technik bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
Wann muss man die Einladungen zur Preisverleihung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 5 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher, damit Gästeliste, Sitzplätze und Catering belastbar geplant werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Preisverleihung?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für alle Gäste sowie Extra-Gläser für Empfang, Dinner und Champagner ein.
Wann sollte man die Technik für eine Preisverleihung testen?
Führe einen vollständigen Techniktest 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag. Teste nicht nur Geräte, sondern auch Präsentationsfolien, Mikrofonreichweite, Ton, Musik und alle Adapter.

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