Organiser une cérémonie de remise de prix du film : la checklist

Une cérémonie de remise de prix du film demande autant de précision en coulisses que sur scène. Commencez par fixer la date, le lieu et les catégories, puis avancez vers les nominations, le jury, les invités et le programme. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les prestataires, les présentations, les discours et la technique. Cette checklist vous aide à garder les gagnants secrets tout en préparant une soirée fluide, du tapis rouge à la remise des diplômes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir les catégories de prix
3 personnes
Confirmer les jurés
2 personnes
Collecter les nominations
3 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Déterminer les gagnants
5 personnes
Commander les prix et les diplômes
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Réserver un animateur
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Rassembler la technique et les présentations
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Rédiger les discours
2 personnes
Garder les gagnants secrets
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les prix
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Confirmer définitivement le catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Dérouler le tapis rouge
3 personnes
Installer le fond photo
2 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes
Répétition générale technique
5 personnes

Événement

Accueillir les invités à l’enregistrement
3 personnes
Prendre les manteaux et les sacs
2 personnes
Prendre des photos à l'arrivée
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
Diffuser les films nominés
2 personnes
Remettre les prix
4 personnes
Accompagner les gagnants au podium
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Assurer le service du buffet
4 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
Afficher clairement les allergènes
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Annoncer la clôture
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Sécuriser les photos et les vidéos
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables à mangerqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlande lumineuseqté 4
Lampes à pileqté 12

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 12
Fond de scène
Arches de ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 130
Numéros de tableqté 12
Tables des prixqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 150
Tasses à caféqté 100
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 140
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Gants de cuisineqté 4

Catering

Trophéesqté 12
Diplômesqté 20
Enveloppes pour les gagnantsqté 20
Distributeurs de boissonsqté 4
Bains-marieqté 6
Feuilles de présentationqté 12
Cartes de menuqté 130
Cartes des allergènesqté 30
Serviettesqté 300
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Rouleaux anti-peluchesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu plusieurs mois à l’avance, surtout si vous prévoyez un projecteur, un écran, une sonorisation et un espace scénique. Vérifiez aussi les possibilités d’installation et de répétition sur place.
Fixez une date limite pour les nominations et laissez au jury au moins 7 jours pour remplir les formulaires. Conservez ensuite la liste des gagnants dans un document à accès limité.
Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant la cérémonie et demandez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant. Prévoyez des badges nominatifs et une liste d’inscriptions mise à jour le jour même.
Répétez le déroulé complet au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Testez chaque microphone, ordinateur portable, câble HDMI, rallonge, multiprise et présentation, avec une solution de secours prête.
Vérifiez les prix, diplômes, tables de remise et éléments de scène la veille. Comptez les récompenses par catégorie et gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une cérémonie de remise de prix du film ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date. Les premières semaines servent à réserver le lieu, confirmer les jurés, définir les catégories et planifier la collecte des nominations.
Quand envoyer les invitations pour une remise de prix du film ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant afin de finaliser les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan de salle.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour tester le projecteur, l’écran, les présentations, les microphones et les haut-parleurs. Faites aussi un essai complet des changements de scène et des discours.
Quand commander les prix et les diplômes ?: Passez la commande au moins 4 semaines avant l’événement, puis vérifiez les noms, les catégories et les quantités dès leur réception. Gardez une marge de quelques jours pour corriger une erreur d’impression ou de gravure.

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