Checklist para organizar una entrega de premios de cine

Una entrega de premios de cine necesita más coordinación que una simple proyección: hay que cerrar categorías, jurado, nominaciones, ganadores y programa sin romper la sorpresa. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden correcto, desde la fecha y el lugar hasta la prueba de micrófonos, proyector y presentaciones. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres y los certificados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir las categorías de premios
3 personas
Confirmar al jurado
2 personas
Recopilar nominaciones
3 personas
Preparar los formularios del jurado
2 personas
Determinar los ganadores
5 personas
Encargar premios y certificados
2 personas
Preparar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar al presentador
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Reservar proveedores
2 personas
Fijar el menú de catering
2 personas
Recopilar la técnica y las presentaciones
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Redactar los textos de intervención
2 personas
Mantener en secreto a los ganadores
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar los premios
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Confirmar definitivamente el catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el escenario y el atril
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Desplegar la alfombra roja
3 personas
Colocar el fondo fotográfico
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Configurar el plan de iluminación
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Realizar briefing al personal
6 personas
Ensayo general técnico
5 personas

Evento

Recibir a los invitados de registro
3 personas
Recibir abrigos y bolsos
2 personas
Tomar fotos de la llegada
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Acompañar a los invitados al salón
2 personas
Coordinar el programa de apertura
3 personas
Reproducir las películas nominadas
2 personas
Entregar premios
4 personas
Acompañar a los ganadores al escenario
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Reponer vajilla y vasos
2 personas
Indicar claramente los alérgenos
2 personas
Presentar el programa de la noche
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Servir el postre
3 personas
Anunciar el cierre
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la técnica
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Asegurar fotos y vídeos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 3
Mesas de comedorcant. 12
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Sillas plegablescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Alfombra roja
Photowall
Arreglos floralescant. 8
Mantelescant. 12
Telón de fondo del escenario
Arcos de globoscant. 2
Tarjetas de nombrecant. 130
Números de mesacant. 12
Mesas de premioscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 150
Tazas de cafécant. 100
Tenedorescant. 140
Cuchilloscant. 140
Cucharascant. 140
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 6
Guantes de hornocant. 4

Catering

Trofeoscant. 12
Diplomascant. 20
Sobres para los ganadorescant. 20
Dispensadores de bebidascant. 4
Chafing dishescant. 6
Hojas de presentacióncant. 12
Cartas del menúcant. 130
Tarjetas de alérgenoscant. 30
Servilletascant. 300
Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Rodillos quitapelusascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Cierra las categorías y confirma al jurado con varias semanas de margen: recopilar nominaciones, preparar los formularios y determinar los ganadores requiere tiempo para revisar cada candidatura.
Mantén una lista separada de ganadores y limita su acceso hasta el día del evento. Comprueba los premios y certificados antes de colocarlos en la mesa de premios para evitar errores de última hora.
Haz una prueba técnica completa, no solo del proyector: conecta los portátiles con cables HDMI, revisa los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas y todos los alargadores y regletas.
Calcula el programa por bloques y asigna una duración a cada intervención, actuación y entrega. El presentador debe recibir los textos y el orden definitivo antes de comenzar el montaje.
Recoge las preferencias dietéticas al confirmar las inscripciones y pásalas al proveedor junto con el número final de comensales. Prepara también las tarjetas con nombres, los números de mesa y la señalización de recepción antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de premios de cine?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, confirmar el jurado, abrir las nominaciones y reservar proveedores. Deja la última semana para comprobar premios, presentaciones, invitados y técnica.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una entrega de premios?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento, especialmente si hay inscripciones o aforo limitado. Pide la confirmación y las preferencias dietéticas como máximo 10 días antes para cerrar el catering.
¿Cuánto tiempo hace falta para probar la parte técnica?: Reserva entre 90 y 120 minutos el mismo día para probar proyector, pantalla, portátiles, micrófonos, altavoces y presentaciones. Haz una comprobación final de 15 minutos justo antes de recibir a los invitados.
¿Cuántos premios y certificados hay que preparar?: Prepara un premio y un certificado por cada ganador de cada categoría, más 2 o 3 unidades de reserva por si hay daños o cambios de última hora. Revisa nombres, categorías y orden de entrega al menos 48 horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.