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Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier steht und fällt mit guter Vorbereitung: Erst werden Termin, Ort und Gäste geklärt, danach Essen, Programm und Helfer organisiert. Plane die Anmeldung mit Ernährungswünschen früh ein, damit Menü und Portionen rechtzeitig feststehen. In den letzten Tagen geht es vor allem um frische Lebensmittel, gekühlte Getränke, Geschenke und die Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste ordnet die Vorbereitung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kinderaktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Menü und Portionen festlegen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Reservierung bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Anmeldungen nachfassen

    2 Personen

  • Diätliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kekse und Kuchen backen

    3 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Saucen vorbereiten

    2 Personen

  • Tischnummern erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder schreiben

    2 Personen

  • Geschenke sortieren

    2 Personen

  • Aktivitäten vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Lichter testen

    2 Personen

  • Musik installieren

    2 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    3 Personen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kinderbasteln betreuen

    3 Personen

  • Weihnachtsgeschichten vorlesen

  • Weihnachtsquiz moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Abendbuffet aufwärmen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Geschirr abräumen

    4 Personen

  • Weihnachtsgeschenke verteilen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Weihnachtslieder begleiten

    2 Personen

  • Freie Musik organisieren

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Restposten verteilen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • SuppenschalenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 55
  • Besteck für das AbendessenAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AuflaufformenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Kabelloses Mikrofon
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 8
  • WeihnachtskränzeAnz. 3
  • TischläuferAnz. 8
  • WeihnachtsserviettenhalterAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • LaternenAnz. 6

Kinderaktivitäten

  • BuntstifteAnz. 10
  • FilzstifteAnz. 10
  • MalvorlagenAnz. 60
  • BasteltischeAnz. 3
  • KinderschürzenAnz. 12
  • QuizkartenAnz. 60
  • Bingo-KartenAnz. 60
  • StifteAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und verschicke die Einladungen anschließend gesammelt. Bitte um Rückmeldung mit Frist, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht kurz vor der Feier zusammensuchen musst.
  • Lege Menü und Portionen erst fest, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve bei Beilagen und Getränken, besonders wenn Nachmeldungen möglich sind.
  • Plane das Programm in Blöcken von 20 bis 30 Minuten und teile Helfer konkret ein: eine Person für die Location, eine für Buffet und Nachfüllen, eine für Musik oder Mikrofon. So bleibt nicht alles an einer Person hängen.
  • Prüfe die Ausstattung spätestens eine Woche vorher. Für ein Abendessen brauchst du neben Tellern und Besteck auch Servierschalen, Karaffen, Warmhaltebehälter, Korkenzieher und Flaschenöffner; fehlende Kleinteile werden am Veranstaltungstag schnell zum Problem.
  • Bereite am Vortag alles vor, was nicht frisch sein muss: Geschenke sortieren, Namensschilder und Tischnummern schreiben, Saucen vorbereiten und Getränke kühlen. Frische Produkte holst du am selben Tag ab und öffnest die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Für größere Gruppen oder eine externe Reservierung sind 10 bis 12 Wochen sinnvoll.
Wie viele Getränke braucht man für eine Weihnachtsfeier?
Rechne im ersten Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit 1 bis 2 pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für alle Gäste sowie alkoholfreie Alternativen ein.
Wann sollte die Anmeldung zur Weihnachtsfeier enden?
Setze die Rückmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor der Feier. So bleiben mindestens 7 bis 10 Tage für Menü, Portionen, Diätliste und die Cateringbestellung.
Wann soll man die Location für die Weihnachtsfeier öffnen?
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn, bei Catering oder umfangreicher Dekoration besser 3 Stunden vorher. Dann bleiben Zeit für Tische, Buffet, Technik, Namensschilder und einen kurzen Funktionstest von Mikrofon und Lautsprecher.

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