Checklist pour organiser une célébration de lustrum

Une célébration de lustrum demande plus qu’une date et un buffet : il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les discours et l’installation de la salle. Cette checklist de 47 tâches vous guide de la préparation aux dernières vérifications sur place. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les tables, le buffet, la décoration et la présentation. Commencez plusieurs semaines à l’avance afin de garder du temps pour les réponses tardives et les ajustements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la musique et les animations
Passer la commande traiteur
2 personnes
Rassembler le programme et les discours
2 personnes
Finaliser la liste des invités
Établir le plan de table
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Récupérer les gâteaux et desserts
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer l’espace de présentation
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Prononcer le discours du jubilé
Présenter les souvenirs
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Petits bolsqté 60
Verresqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 70
Couverts de serviceqté 12
Assiettes de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 65

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 10

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Épongesqté 8
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Sans ces trois informations, les réponses restent incomplètes et le plan de table prend du retard.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la célébration. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les besoins alimentaires, la liste des invités et la commande du traiteur.
Préparez les discours et le programme de présentation au moins 3 jours avant l’événement. Testez ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et les microphones sur place.
Prévoyez l’installation de la salle le jour même avec une marge d’au moins 2 heures. Les tables, chaises, buffet, bar, vaisselle et décoration prennent plus de temps lorsqu’il faut aussi résoudre un problème de branchement.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités et préparez les en-cas avant l’ouverture du lieu. Les gâteaux et desserts doivent être récupérés assez tôt pour éviter de les gérer pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration de lustrum ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et les animations, puis envoyez les invitations afin de disposer d’au moins 10 jours pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez environ 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce créneau couvre l’installation des tables et des chaises, du buffet et du bar, de la vaisselle, de la décoration et le test du matériel sonore.
Quand finaliser le plan de table et les badges nominatifs ?: Finalisez-les 3 à 5 jours avant la célébration, après la clôture des inscriptions. Gardez une petite marge pour les désistements et imprimez les badges une fois la liste des invités vérifiée.
Quand commander le traiteur pour un lustrum ?: Passez la commande au moins 7 à 10 jours avant l’événement, dès que les inscriptions sont presque closes. Confirmez alors le nombre de convives, les besoins alimentaires, les desserts et l’heure de livraison.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.